Définition de voiture de fonction

L’employeur n’est pas tenu de mettre une voiture de fonction à la disposition du salarié faisant des déplacements réguliers pour les besoins de son travail.

C’est par la voie contractuelle que l’employeur décide ou non de mettre à la disposition du salarié une voiture.

La voiture de fonction peut :

• être mise à disposition du salarié pour un usage uniquement professionnel, la voiture ne doit lui servir qu’à faire les trajets domicile-lieu de travail ;
• être mise à disposition pour un usage à la fois professionnel et à la fois personnel ;
• être sa voiture personnelle qu’il utilise pour son travail.

Lors de la mise à disposition d’une voiture de fonction pour un usage professionnel, le contrat de travail du salarié doit prévoir un certain nombre de points relatifs à l’utilisation de la voiture et à ses caractéristiques. Doivent notamment être prévus à l’intérieur du contrat de travail :

• les caractéristiques du véhicule ;
• le lieu de stationnement du véhicule en cas d’absence du salarié ou de rupture de contrat ;
• la signalisation de tout accident ;
• les modalités d’entretien du véhicule ;
• les frais d’assurance ;
• le paiement des contraventions.

Si les remboursements sont justifiés, ils ne sont pas soumis à cotisations.

Lors de la mise à disposition d’une voiture de fonction à usage professionnel et personnel, le contrat de travail du salarié doit prévoir la façon dont la voiture va être utilisée et en préciser les caractéristiques. En outre, le contrat doit prévoir les conditions dans lesquelles le véhicule est assuré et les risques pour lesquels il est assuré.

Le salarié utilisant une voiture de fonction pour ses déplacements personnels et notamment pour les trajets domicile-travail, sans avoir à le restituer en dehors de ses périodes de travail bénéficie d’un avantage en nature soumis à cotisations.

Lorsque l’employeur met à la disposition permanente du travailleur salarié ou assimilé un véhicule, l’avantage en nature constitué par l’utilisation privée du véhicule est évalué, sur option de l’employeur :

• sur la base des dépenses réellement engagées ;
• ou sur la base d’un forfait annuel estimé en pourcentage du coût d’achat du véhicule ou du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance du véhicule en location ou en location avec option d’achat, toutes taxes comprises.

Notez-le : les règles de l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature véhicule ont évolué depuis le 1^er février 2025.

Évaluation forfaitaire de l’avantage en nature

Pour les véhicules achetés et mis à disposition depuis le 1^er février 2025

Lorsque le carburant est payé par le salarié, l'avantage en nature est évalué forfaitairement à 15 % (au lieu de 9 %) du coût d'achat du véhicule, toutes taxes comprises, ou 10 % (au lieu de 6 %) du coût d'achat du véhicule, toutes taxes comprises, lorsque celui-ci a plus de 5 ans.

Lorsque l'employeur paie lui-même le carburant utilisé à titre privé, deux solutions sont offertes :

• le forfait déterminé ci-dessus peut être augmenté des dépenses de carburant pour l'usage privé, évaluées à partir des frais réellement engagés ;
• un forfait réévalué peut être appliqué, égal à 20 % (au lieu de 12 %) du coût d'achat du véhicule, toutes taxes comprises, ou 15 % (au lieu de 9 %) du coût d'achat du véhicule, toutes taxes comprises, lorsque celui-ci a plus de 5 ans.

Pour les véhicules loués ou en location avec option d’achat mis à disposition depuis le 1^er février 2025

Lorsque le carburant est payé par le salarié, l'avantage en nature déterminé forfaitairement est égal à 50 % (au lieu de 30 %) du coût global annuel comprenant la location, l'entretien et l'assurance.

Lorsque l'employeur paie lui-même le carburant utilisé à titre privé, deux solutions sont offertes :

• le forfait déterminé ci-dessus peut être augmenté des dépenses de carburant pour l'usage privé, évaluées à partir des frais réellement engagés ;
• le coût global annuel est augmenté des frais de carburant utilisé à titre privé et professionnel toutes taxes comprises, et le taux est porté de 50 % à 67 % (au lieu de 40 %).

Si l’employeur n’a pas obligation légale d’équiper les véhicules de fonction de pneus neige, il ne doit pas laisser circuler les salariés dans des véhicules non adaptés aux conditions hivernales. En effet, il doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique des salariés en mettant notamment en place des mesures de prévention des risques professionnels.

L’inscription sur une plateforme de covoiturage du salarié disposant d’une voiture de fonction est possible. Mais si, par cette plateforme, le salarié conducteur est remboursé de frais déjà pris en charge, il réalise un bénéfice au détriment de l’entreprise.

La loi n’interdit pas de covoiturer avec une voiture de fonction et, à l’heure actuelle, il n’existe pas de réglementation claire et précise. Les juges du fond ne se sont jamais prononcés mais rien n’empêche l’employeur d’établir des règles dans le règlement intérieur de l’entreprise.

Pour la mise à disposition d’un véhicule électrique et l’évaluation en nature de cet avantage, le BOSS précise que jusqu’au 31 décembre 2024, pour le calcul des prélèvements sociaux, cet avantage :

• ne tiendra pas compte des frais électriques engagés par l’employeur pour recharger le véhicule ;
• est évalué sur la base de 30 % du coût global (location, entretien, assurance) en cas de mise à disposition permanente d’un véhicule électrique loué, avec ou sans option d’achat et après abattement de 50 % dans la limite de 1964,90 euros par an (pour 2024), en cas de mise à disposition d’un véhicule acheté par l’entreprise fonctionnant exclusivement au moyen de l'énergie électrique.

Ce régime de faveur a été prolongé jusqu’au 31 décembre 2027 avec quelques aménagements liés au changement intervenu dans le calcul de l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature véhicule.

Ainsi, les dispositions pour la mise à disposition d’un véhicule électrique sont les suivantes :

• l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature du véhicule acheté représente :
  • 9 % du coût d'achat du véhicule jusqu’au 31 janvier 2025,
  • 12 % du coût d'achat du véhicule à partir du 1^er février 2025 ;
• l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature du véhicule loué, avec ou sans option d’achat, représente :
  • 30 % du coût global (location, entretien et assurance du véhicule, sans les frais d’électricité non pris en compte) jusqu’au 31 janvier 2025,
  • 50 % du coût global à partir du 1^er février 2025.

En cas de mise à disposition d’un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l'énergie électrique, l’évaluation de l’avantage en nature est calculée après application d’un abattement :

Jusqu’au 31 janvier 2025 :

• de 50 % plafonné à 2000,30 euros par an.

• en cas d’évaluation sur la base d’une valeur forfaitaire, de 70 % plafonnés à 4582 euros par an (la limite annuelle est revalorisée tous les ans) pour une mise à disposition entre le 1^er février 2025 et le 31 décembre 2027.

Important : depuis le 1^er février 2025, pour bénéficier de ces abattements, le véhicule électrique doit respecter l’éco-score minimal. Pour cela, il doit figurer dans la liste des versions de voitures particulières électriques ayant atteint le score environnemental minimal conditionnant l'éligibilité à certaines aides à l'achat ou à la location de véhicules peu polluants (arrêté du 14 décembre 2023, mis à jour le 8 avril 2025). Le respect d’un éco-score minimum est vérifié le jour de la mise à disposition du véhicule au salarié.

Le site https://score-environnemental-bonus.ademe.fr/ permet de vérifier si le véhicule est éco-scoré.

Jusqu’à cette même date, si l’employeur met à disposition sur le lieu de travail une borne de recharge de véhicules électriques, l’avantage en nature est évalué à partir d’un montant nul.

Quand l’employeur met à disposition d’un salarié un véhicule de fonction, il doit prévoir une clause dans le contrat de travail sur l’utilisation de ce véhicule. Il peut aussi joindre au contrat de travail un règlement relatif à la mise à disposition et aux modalités d'utilisation du véhicule.

Notez-le : depuis le 1^er novembre 2021, les pneus hiver peuvent être imposés dans certains territoires comme les zones de montagne et les zones contiguës qui constituent ensemble un massif. Les massifs visés sont les suivants : Alpes, Corse, Massif central, Massif jurassien, Pyrénées, Massif vosgien. Cela représente 48 départements.

Les véhicules légers ou utilitaires doivent :

• soit détenir dans leur coffre des dispositifs antidérapants amovibles (chaînes à neige métalliques ou textiles) permettant d'équiper au moins deux roues motrices ;
• soit être équipés de quatre pneus hiver.