Définition de fiche de paie

La fiche de paie est un document établi mensuellement (ou selon la périodicité de la paie) et récapitulant un certain nombre d’informations relatives au travail et à la rémunération du salarié : temps de travail et heures supplémentaires éventuellement effectuées, éléments et montant total du salaire brut (base et primes diverses), détail des cotisations sociales salariales et patronales, indemnités, total des salaires imposables et net à payer, cumuls sur l’année civile, congés (droits acquis, congés pris, solde). Ce document doit être conservé par le salarié sans limitation de durée. Depuis le 1^er janvier 2024, la fiche de paie mentionne le montant des revenus professionnels versés par l'employeur.

La prime de partage de la valeur doit être mentionnée sur une ligne du bulletin de paie du (ou des) mois du versement, si possible sur une ligne spécifique.

Attention, il est interdit de faire figurer sur le bulletin de paie des mentions relatives à la grève. Les retenues sur le salaire sont indiquées sous la rubrique « heures non effectuées » ou « absences diverses ».

Le bulletin de paie doit prendre en compte la suppression des cotisations salariales d’assurance maladie et d’assurance chômage. Une mention, intitulée « Dont évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie », est précisée.

Depuis le 1^er janvier 2019, le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu est mis en œuvre et figure sur le bulletin de paie.

Il n’y a plus de distinction entre les cadres et les non-cadres et il n’y a que deux tranches de rémunération. La tranche 1 est comprise entre le premier euro et le montant correspondant à un plafond de la Sécurité sociale ; la tranche 2 est comprise entre le montant du plafond de la Sécurité sociale et un montant correspondant à huit plafonds de la Sécurité sociale.

Sauf dispositions conventionnelles contraires, l’employeur a la possibilité de remettre les bulletins de paie à ses salariés soit en main propre (de préférence contre décharge, reçu) soit par voie postale.

L’employeur peut effectuer le paiement du salaire par voie électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.

L’employeur doit informer le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie électronique.

Le ministère du Travail précise que si le service de mise à disposition du bulletin de paie ferme du fait de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou de la cessation d’activité de l’employeur quand ce dernier assure leur conservation, les utilisateurs sont prévenus au moins 3 mois avant la fermeture du service afin de pouvoir récupérer ceux stockés.

Pour les rémunérations versées depuis le 1^er janvier 2022, la présentation du bulletin de paie est modifiée. Les changements concernent principalement le bloc fiscal. Il faut désormais prévoir une mention :

• montant net imposable qui correspond au montant de la rémunération brute du salarié, montant duquel sont déduits les sommes payées et avantages en argent ou en nature, la CSG pour sa part admise en déduction de l’impôt sur le revenu et auquel il faut ajouter la part imposable des contributions patronales au financement de la protection sociale complémentaire ;
• impôt sur le revenu prélevé à la source qui correspond à la retenue à la source ;
• montant net des heures complémentaires/supplémentaires exonérées égale à la valeur brute des éléments de rémunération ouvrant droit à une réduction des cotisations salariales réduit de la CSG pour sa part admise en déduction de l’impôt sur le revenu ;
• cumul annuel correspondant à la somme des valeurs figurant sur les bulletins de paie déjà émis par l’employeur au titre des périodes comprises entre le 1^er janvier et le 31 décembre de l’année à laquelle ils se rapportent.

De plus, les mentions « Net à payer avant impôt sur le revenu » et « Net à payer au salarié » et les montants associés apparaissent d’une manière qui en facilite la lisibilité par rapport aux autres lignes.

Depuis le 1^er juillet 2023, le bulletin de paie doit mentionner une rubrique, « Montant net social », qui apparaît sur une ligne spécifique et qui correspond au revenu net après déduction de tous les prélèvements sociaux obligatoires (cotisations et contributions légales et conventionnelles salariales). Cette rubrique a pour objet d’améliorer l’information du salarié sur les ressources retenues dans le calcul de ses droits, de faciliter les démarches de déclaration (pour les allocataires qui n'auront plus aucun calcul à faire) et de lutter contre le non-recours aux prestations sociales. L’affichage de ce montant doit apparaître sur les bulletins de paie.

Cette obligation est applicable aux salaires versés depuis le 1^er juillet 2023, il n’y a pas de lien avec la période d’emploi, ce qui pourra poser une difficulté pour les entreprises pratiquant le décalage de paie. Un délai leur est accordé si elles ne peuvent pas remplir cette obligation sur les bulletins de paie de juin. Elles afficheront le montant net social 1 mois en décalé.

Depuis janvier 2024, le montant net social doit obligatoirement être déclaré en DSN. À partir de la norme P24VO1, son traitement se fait par le bloc « Élément de revenu calculé en net – S21.G00.58 », type « 03 – Montant net social » (S21.G00.58.003).

Concernant la mention relative aux exonérations et allègements pour obtenir le montant net social, les employeurs doivent déduire du salaire les contributions salariales de prévoyance et de retraite supplémentaire. Le ministère du Travail indique que seules les cotisations effectivement acquittées peuvent être déduites.

Le BOSS s’est enrichi d’un nouveau bloc, « Bulletin de paie », qui comporte deux rubriques distinctes sous la forme de questions-réponses portant sur :

• les règles relatives au bulletin de paie : présentation des dispositions relatives aux mentions et informations à mentionner et modalités de renseignement des lignes et des rubriques ;
• le « Montant net social » : présentation des modalités de calcul du montant net social et de son affichage sur le bulletin de paie.

Depuis le 1^er janvier 2024, la rubrique « Montant net social » prend en compte les indemnités journalières versées par l’employeur en cas de subrogation.

À compter du 1^er juillet 2024, le montant net social des salariés devra être déclaré par les employeurs aux administrations (CAF) par la DSN. Les allocataires de la CAF pourront reporter ce montant dans leur déclaration trimestrielle de ressources.

Au plus tard en 2025, des adaptations seront mises en place comme des libellés plus lisibles et hiérarchisés, la séparation des cotisations sociales obligatoires communes aux salariés et des cotisations facultatives, etc.