Définition de déclaration préalable à l'embauche (dpae)

Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, la loi rend obligatoire la déclaration par l'employeur de son intention d'embauche auprès de l'URSSAF. Cette déclaration est obligatoire dès lors qu’un employeur embauche un salarié, sauf si l’employeur est un particulier ou est soumis à un régime dérogatoire spécifique. Depuis le 1er août 2011, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) a été fusionnée avec la déclaration unique d'embauche (DUE) afin de simplifier les démarches à accomplir par l'employeur.

La DPAE doit obligatoirement être réalisée avant le début effectif du travail par le salarié, au plus tôt 8 jours avant l'embauche.

Une copie du document devra être remise au salarié sans délai, ainsi que le volet détachable de l'accusé de réception de la DPAE retourné par l'URSSAF dans un délai de 5 jours.

Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit qui mentionne l'organisme destinataire de la DPAE.

La déclaration doit contenir les mentions de la nature et de la durée du contrat, et de la durée éventuelle de la période d'essai des CDI et des CDD de plus de 6 mois.

Elle doit également indiquer le service de prévention et de santé au travail dont l'employeur dépend, ainsi que le sexe du salarié (et non plus sa nationalité).

La déclaration ne doit pas être effectuée en cas de test professionnel (épreuve courte dans laquelle le travail n'est pas effectué dans les conditions normales, et qui n'est pas rémunérée, sauf disposition conventionnelle contraire). Toutefois, si un salarié est employé de façon dissimulée, l'affirmation par l'employeur, sans le prouver, que l'intéressé n'effectue qu'un test professionnel ne suffira pas à justifier l'absence de DPAE.

Depuis le 1^er janvier 2020, tous les employeurs devront effectuer leur DPAE par voie dématérialisée, y compris ceux qui en ont accompli moins de 50 au cours de l’année civile précédente.

En revanche, d’autres possibilités de transmission par voie électronique existent comme l’Api DPAE (interface qui permet au logiciel producteur de DPAE de s’authentifier directement sur le point de dépôt URSSAF des DPAE et de transmettre de nombreuses déclarations avec en retour des accusés d’enregistrement électronique et des certificats de conformité) ou l’Upload.

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