Embaucher un collaborateur : les formalités à respecter

Sachez qu’en cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, vous encourez notamment des sanctions pour travail dissimulé. Il est donc important d’être vigilant sur les formalités à accomplir pour l’embauche d’un nouveau collaborateur.

La première formalité d’embauche consiste à rédiger et à signer un contrat de travail précisant les modalités de fonctionnement du poste négociées avec le collaborateur au cours de l’entretien d’embauche. Pour encadrer au mieux le contrat de travail, il est important d’y spécifier un certain nombre de clauses :

• l’emploi et la qualification professionnelle du salarié ;
• les principales missions du salarié ;
• l’intitulé de la convention collective applicable ;
• la durée de travail ;
• le lieu de travail ;
• le montant de la rémunération ;
• la date de fin du contrat dans le cas d’un CDD, etc.

Vous pouvez également insérer dans le contrat de travail des clauses spécifiques, adaptées à votre entreprise et au poste qui va être occupé par le salarié : clause de période d’essai, de mobilité, de non-concurrence, etc.

Pour ne rien oublier dans la rédaction de vos contrats, les Editions Tissot vous proposent un modèle extrait de leur documentation « Gérer le personnel Activ’ ».

Vous ne pouvez pas embaucher un salarié avant de l’avoir déclaré aux organismes sociaux. Cette déclaration peut être effectuée selon deux moyens.

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

La DPAE permet de remplir, en une seule formalité, l'essentiel des obligations incombant à l'employeur lors de l'embauche de salariés, et notamment :

• l’immatriculation de l’employeur et du salarié à la Sécurité sociale ;
• l’affiliation du salarié au régime d’assurance chômage ;
• l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail ;
• la demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude ;
• l’affiliation aux organismes de prévoyance et de retraite complémentaire pour les salariés agricoles.

Cette déclaration doit être transmise à l'URSSAF ou à la MSA au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l’embauche, et au plus tard au moment de l'entrée en fonction du salarié. Si vous relevez du régime général et avez adressé plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente, vous avez l’obligation de dématérialiser vos DPAE.

L'URSSAF vous adressera un document accusant réception de la déclaration et reprenant les informations enregistrées. Ce document constitue une preuve de la déclaration.

Le Titre emploi-services entreprise (TESE)

Il permet de simplifier les formalités administratives liées, notamment, à l’embauche d’un collaborateur. Un seul formulaire en ligne permet aux entreprises relevant du régime général de la Sécurité sociale, quel que soit l’effectif, d’effectuer les formalités d’embauche : DPAE et contrat de travail.

Lors de l’embauche d’un salarié, le salarié est automatiquement affilié auprès de la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco via la DSN.

Vous devez également l’affilier auprès des organismes de mutuelle et de prévoyance auxquels adhère l'entreprise. N’oubliez pas d’informer le salarié de cette affiliation et des droits qui en découlent, notamment en matière de garanties. Mais attention, il existe des cas de dispense d’affiliation notamment pour les salariés en CDD sous certaines conditions.

Quel que soit l’effectif de votre entreprise, vous devez tenir un registre du personnel, qui mentionne les entrées et les sorties de tous les salariés embauchés, dans l’ordre de leur arrivée.

Ce registre permet notamment à l’administration de contrôler les mouvements de personnel. Vous devez également le tenir à disposition du comité social et économique (CSE).

Veillez donc, dès l’embauche, à inscrire le salarié sur ce registre.

Besoin d’un registre ? Les Editions Tissot vous proposent un registre du personnel qui vous permet de disposer d'une partie réservée aux salariés (au recto) et une autre dédiée aux stagiaires (au verso).

Vous êtes tenu d’organiser une première visite médicale à destination de votre nouveau collaborateur afin de vérifier son état de santé général, de l'informer sur les risques auxquels l’expose son poste de travail et de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre.

Cette visite médicale d’information et de prévention, effectuée par le médecin du travail ou, sauf exception, par un professionnel de santé (collaborateur médecin du travail, un interne en médecine du travail, un infirmier), doit intervenir dans les 3 mois qui suivent la prise de poste, et être renouvelée tous les 5 ans. Une attestation de suivi vous sera délivrée à l’issue de chaque visite médicale.

Dans certaines situations, le salarié nouvellement embauché peut-être dispensé de VIP. Ainsi, cette visite n’est pas requise s’il a bénéficié de cette visite dans les 5 ans précédant son embauche (3 ans s'il est handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit) et si ces 3 conditions sont réunies :

• il occupe un emploi identique présentant des risques d'exposition équivalents ;

• le professionnel de santé est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d'aptitude ;

• aucun avis d'inaptitude n'a été émis au cours des 5 dernières années (3 ans s'il est handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit), ni mesure individuelle d'aménagement, d'adaptation ou de transformation du poste de travail ou du temps de travail justifiées par des considérations relatives notamment à l'âge ou à l'état de santé physique et mental de la personne (Code du travail, art. R. 4624-15).

Les salariés affectés à un poste de travail présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité bénéficient d’un examen médical d’aptitude préalable en lieu et place de la visite d’information et de prévention. Cet examen médical est réalisé par le médecin du travail avant l’embauche.

Si le salarié est de nationalité étrangère, vous devez impérativement vérifier qu’il possède une autorisation de travail en cours de validité, excepté s’il est ressortissant de l'Espace économique européen (Union européenne ainsi que l'Islande, la Norvège et le Liechtenstein) et de la Suisse.

Pour vous accompagner dans la rédaction d’un contrat de travail et l’accomplissement des formalités d'embauche, les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Gérer le personnel ACTIV’ ».