Congés payés : c’est à l’employeur de prouver que le salarié a été en mesure de les prendre

La période de prise des congés payés peut être fixée par accord d’entreprise, ou à défaut, par votre convention collective. Sachez que cette période de prise doit comprendre la période du 1er mai au 31 octobre. Vous ne pouvez pas déroger à cette disposition qui est d’ordre public.

En principe, les congés payés acquis par votre salarié doivent être pris au cours de la période de référence définie.

Mais selon les circonstances, les droits qui n’auront pas été pris pendant la période de référence pourront être reportés. 

Ainsi, le salarié qui, en raison d’un arrêt maladie, n’a pas pu prendre tout ou partie de ses CP pendant la période de prise, bénéficie d'une période de report de 15 mois afin de pouvoir les utiliser (Code du travail, art. L. 3141-19-1). 

La salariée qui revient de congé maternité a également droit au report de ses congés non pris. La même règle s’applique pour les salariés qui ont bénéficié d’un congé d’adoption (Code du travail, art. L. 3141-22).

Le report est également envisageable lorsque la durée du travail est décomptée sur l’année et qu’un accord d’entreprise ou, à défaut, la convention collective prévoit le report.

La salariée qui revient de congé maternité a également droit au report de ses congés non pris. La même règle s’applique pour les salariés qui ont bénéficié d’un congé d’adoption (Code du travail, art. L. 3141-22).

Le report est également envisageable lorsque la durée du travail est décomptée sur l’année et qu’un accord d’entreprise ou, à défaut, la convention collective prévoit le report.

En tant qu’employeur, il vous revient de prendre toutes les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d'exercer effectivement son droit à congé.

En cas de litige sur la prise des congés payés par le salarié et leur paiement, il vous reviendra de prouver que vous avez mis en place toutes les mesures nécessaires pour que celui-ci puisse prendre ses jours. 

Vous devez notamment démontrer que vous avez respecté vos obligations légales à savoir :

• fixer la période de congés et en informer les salariés au moins 2 mois avant son ouverture ;
• déterminer l’ordre des départs en congés et en informer chaque salarié un mois avant son départ (Code du travail, art. D. 3141-5 et suivants).

Dans une affaire jugée le 9 avril 2025 par la Cour de cassation, la salariée sollicitait le paiement d’une somme au titre de congés payés non pris. Dans un premier temps, sa demande a été rejetée par la cour d’appel. Cette dernière lui reprochait de n’apporter aucun élément permettant de démontrer que son employeur ne lui aurait pas réglé ses congés payés au moment de la rupture de son contrat de travail. 

Bien entendu, la Cour de cassation reproche à la cour d’appel d’avoir inversé la charge de la preuve. Il revenait à l’employeur de prouver qu’il avait fait le nécessaire. Il a été condamné à payer à la salariée 1267,56 euros au titre de 13 jours de congés payés restant dus.

Cour de cassation, chambre sociale, 9 avril 2025, n° 23-17.723 (il incombe à l’employeur de justifier qu'il avait mis le salarié en mesure d'exercer ses droits à congés et, en cas de contestation, de justifier qu'il a accompli à cette fin les diligences qui lui incombent légalement)