Actualisation de la BDESE et réunions du CSE : peut-on les mettre en pause au mois d’août ?

Pour rappel, la fréquence des réunions  du comité social et économique (CSE) est en principe la suivante : 

• dans les « petits » CSE, c’est-à-dire pour les entreprises de 11 à moins de 50 salariés, le CSE doit être réuni au moins une fois par mois ;
• dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les réunions périodiques ont une périodicité qui peut être déterminée par accord d’entreprise majoritaire sans que leur nombre puisse être inférieur à 6 par an.

A défaut d'accord, dans les entreprises d'au moins 300 salariés, le CSE se réunit au moins une fois par mois sur convocation de l'employeur ou de son représentant. Dans les entreprises de 50 à moins de 300 salariés, le comité se réunit au moins une fois tous les 2 mois.

L’employeur ne peut, sauf cas de force majeure, déroger à la fréquence de réunion des représentants du personnel.

Ainsi, malgré les éventuelles vacances de chacun, l’employeur doit s’organiser pour respecter au mieux cette périodicité d’une réunion par mois ou tous les 2 mois.

Il n’est donc pas possible de faire annuler une réunion en raison des congés d’été.

Si l’entreprise ferme, la réunion doit être organisée aussi proche que possible de la date de fermeture ou réouverture quitte à organiser 2 réunions le même mois.

L’employeur doit convoquer tous les membres du CSE, même s’il sait qu’ils sont absents, les congés payés ne suspendant pas le mandat. Le choix des membres convoqués de participer ou non à la réunion est libre. Les titulaires absents seront, le cas échéant, remplacés par des suppléants désignés selon les règles légales.

Faute d’accord sur la fréquence de mise à jour de la BDESE, c’est l’employeur qui doit déterminer les modalités d’actualisation et en informer les élus. L’important étant que les élus puissent utilement exercer leurs compétences.

Il faut notamment que la BDESE soit mise à jour :

• avant la date d’ouverture de chacune des 3 grandes consultations récurrentes (en l’absence d’accord, elles ont lieu chaque année) ;
• chaque trimestre, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, pour intégrer les données sur l’évolution générale des commandes et l’exécution des programmes de production, les éventuels retards de paiement de cotisations sociales, l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe.

A cela vont s’ajouter les mises à jour de la base au lancement des négociations récurrentes obligatoires engagées avec les délégués syndicaux si la BDESE est utilisée comme support à cet effet.

Il est important que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

La période estivale ne doit pas nuire à la qualité des informations données aux élus.

Etant donné que l’employeur ne peut, sauf cas de force majeure, déroger à la fréquence de réunion des représentants du personnel, si l’une des réunions prévues pendant l’été porte, par exemple, sur l’une des 3 grandes consultations, la BDESE doit bien évidemment être alimentée.

A contrario, il est possible de ne pas l’alimenter pendant cette période si cela ne bloque pas les fonctions des élus. 

Pour vous accompagner dans la mise en place et l’utilisation de la BDESE, les Editions Tissot vous suggèrent leur solution en ligne : BDESE online. N’hésitez pas à en parler à votre employeur, car grâce à cet outil il pourra mettre rapidement et facilement une BDESE à votre disposition et vous notifier les mises à jour.