Formalités d'embauche : quelles sont-elles ?

Lorsqu’une entreprise a un besoin de recruter, elle doit mettre en place une procédure d’embauche d’un salarié.

Pour cela, l’entreprise va commencer par diffuser une offre d’emploi sur les canaux de recrutement dédiés (réseaux sociaux professionnels, Pôle Emploi, journaux, etc.).

L’employeur devra être vigilant dans la rédaction de l’offre d’emploi, et s’assurer que celle-ci ne comporte pas de critères discriminatoires.

Une fois l’offre publiée, l’employeur va recevoir plusieurs candidatures, il devra choisir parmi celles-ci les candidats qu’il souhaite appeler pour un entretien.

A la suite des entretiens d’embauche, l’employeur va sélectionner le candidat qu’il souhaite recruter.

Si ce dernier n’est pas disponible tout de suite, ou si l’embauche est prévue dans quelques temps, l’employeur peut proposer au salarié une promesse d’embauche.

Depuis 2017, le terme promesse d’embauche reste utilisé mais recouvre en réalité 2 notions : l’offre de contrat de travail et la promesse unilatérale de contrat de travail.

Il peut y avoir une promesse d’embauche pour :

• un contrat à durée indéterminée dit CDI ;

• un contrat à durée déterminée dit CDD ;

• un contrat de professionnalisation ;

• ou un contrat d’apprentissage.

Une fois le salarié recruté, le contrat de travail doit être établi et signé par le salarié et l’employeur.

La signature du contrat de travail n’est pas obligatoire lorsque celui-ci est un CDI à temps complet. En effet, un CDI à temps plein n’est pas nécessairement un contrat écrit, il peut être un contrat oral. Toutefois, pour des raisons de preuve, il est conseillé de rédiger un contrat par écrit portant la signature du salarié et de l’employeur.

La déclaration préalable à l’embauche, dite DPAE, doit être effectuée et transmise à l’URSSAF ou à la MSA avant la prise de poste effective du salarié et au plus tôt 8 jours avant l’embauche du salarié.

La DPAE est obligatoire pour toute embauche d’un nouveau salarié, quelle que soit la durée et la nature de son contrat de travail. Seules les petites entreprises (TPE-PME), les associations et les fondations d’employeurs ne sont pas soumises à cette obligation. L’employeur n’a pas à effectuer de déclaration d’embauche lorsqu’il recrute un stagiaire puisque celui-ci n’est pas considéré comme un salarié.

La DPAE peut se faire directement en ligne sur le site www.net-entreprises.fr, sur le site de l’URSSAF ou de la MSA, ou par courrier recommandé avec accusé de réception à envoyer à l’URSSAF ou à la MSA.

Un document Cerfa à compléter est disponible pour effectuer la DPAE.

Le document devra être rempli en renseignant des informations :

• sur l’entreprise (numéro de SIRET, code NAF, adresse, identification de l’employeur, service de santé au travail) ;

• sur le futur salarié (identification, numéro de sécurité sociale) ;

• et sur l’emploi et l’embauche (date et heure prévisible d’embauche, type de contrat de travail et durée de la période d’essai le cas échéant).

Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception délivré par l’URSSAF ou la MSA doit être remise au salarié, sauf s’il est fait mention de l’organisme destinataire de la DPAE dans le contrat de travail.

Dès qu’un nouveau salarié est embauché, l’employeur doit l’inscrire sur le registre unique du personnel. La tenue de ce registre unique du personnel est obligatoire pour tous les employeurs dès la première embauche.

Le registre unique du personnel doit contenir les mentions suivantes pour toute nouvelle embauche :

• l’identification du salarié ;

• emploi, qualification professionnelle, date d’entrée et de sortie de l’entreprise ;

• type de contrat de travail ;

• pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;

• pour les stagiaires, sont à indiquer dans une partie spécifique du registre : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire.

Le registre unique du personnel peut être sous forme écrite ou numérique.

La visite médicale d’embauche a été remplacée par la visite d’information et de prévention, aussi appelée VIP.

La VIP doit être réalisée dans les 3 mois suivant l’embauche du salarié. Elle concerne tous les salariés nouvellement embauchés, à l’exception des stagiaires. Dans le cas d’une embauche d’un intérimaire, c’est l’entreprise de travail temporaire qui doit effectuer les démarches pour la visite médicale d’embauche, mais elle peut demander à l’entreprise utilisatrice de le faire. Cette dernière est libre d’accepter ou non.

Lors de toute nouvelle embauche, l’employeur doit affilier le salarié à la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco.

L’employeur n’a pas à faire de démarche particulière pour cette affiliation, elle se fait automatiquement chaque mois au moment de la déclaration sociale nominative des salariés.

L’employeur doit également proposer au salarié une mutuelle d’entreprise, que ce dernier est libre d’accepter ou non. L’employeur doit prendre en charge au moins 50% du montant de la cotisation à la mutuelle.

Lorsqu’un employeur recrute un salarié étranger non européen, il doit s’assurer que celui-ci possède l’autorisation de travailler en France.

Dans le cas d’une embauche d’un salarié mineur non émancipé, l’employeur doit vérifier que ce dernier bénéficie de l’autorisation de son représentant légal pour travailler.

En cas d’embauche d’un apprenti, l’employeur doit transmettre à l’opérateur de compétences (OPCO) le contrat d’apprentissage dans les 5 jours suivant le début d’exécution du contrat.