Fêtes de fin d’année organisées par le CSE : ce qu’il faut savoir

Là-dessus aucun doute : seul le budget activités sociales et culturelles (ASC) peut être mobilisé.

Rappelons que le compte des activités sociales et culturelles du CSE est alimenté essentiellement par la subvention versée par l'employeur.

Si votre budget ASC est insuffisant, vous pouvez tenter de contacter la mairie du lieu où se situent les locaux de l’entreprise. L’objectif est d’obtenir, à titre gracieux, la mise à disposition d’une salle des fêtes ou d’un gymnase pour organiser la fête de l’entreprise.

Une fête de fin d’année est un événement qui s’anticipe. Il vous faut préparer un cahier des charges et désigner soit une commission dédiée, soit une ou plusieurs personnes chargées de la coordination de l’événement. Les choix retenus devront ensuite être validés par le CSE, lors d’un vote en réunion plénière.

Dans tous les cas, vous devrez définir :

• le budget consacré à l'événement ;
• le montant de la participation éventuelle des salariés et/ou des personnes les accompagnant et les critères retenus (quotient familial, revenus, nombre d'enfants) ;
• le type d'animation : spectacle, animation autour d'un repas, buffet, goûter ;
• les participants : salariés uniquement, salariés avec conjoints, salariés avec conjoints et enfants ;
• le lieu le plus approprié pour le type de manifestation choisie ;
• l'implication des élus : voulez-vous organiser la manifestation ou faire appel à un prestataire ?

Un audit doit être réalisé pour vérifier les assurances déjà souscrites par le CSE et identifier les couvertures complémentaires qui pourraient être utiles, par exemple en cas d’annulation par les prestataires, de détérioration des équipements de la salle ou encore d’accident impliquant les participants de la fête.

Si vous organisez une soirée où de l’alcool sera présent, certaines précautions sont nécessaires. Bien que certains alcools soient autorisés (le vin, la bière, le cidre et le poiré), et que les pots d’entreprise ne soient pas illicites, il faut s’assurer que les travailleurs ne se mettent pas en danger. Il est notamment important de s’assurer qu’aucun salarié ne reprenne la route s’il n’est pas en état de conduire. Pour cela, plusieurs solutions peuvent être mises en place : mise à disposition d’alcootests, remboursement des frais de taxi ou encore organisation d’un transport collectif.

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