Fêtes de fin d’année organisées par le CSE : ce qu’il faut savoir

Là-dessus aucun doute : seul le budget activités sociales et culturelles (ASC) peut être mobilisé.

Rappelons que le compte des activités sociales et culturelles du CSE est alimenté essentiellement par la subvention versée par l'employeur.

Si votre budget ASC est insuffisant, vous pouvez tenter de contacter la mairie du lieu où se situent les locaux de l’entreprise. L’idée : se faire prêter gracieusement une salle des fêtes ou un gymnase pour organiser la fête de l’entreprise.

Une fête de fin d’année est un événement qui s’anticipe. Il vous faut préparer un cahier des charges et désigner soit une commission dédiée, soit une ou plusieurs personnes responsables d'organiser l’évènement et le CSE devra valider les choix faits par le biais d'un vote en réunion plénière.

Dans tous les cas, vous devrez définir :

• le budget consacré à l'événement ;
• le montant de la participation éventuelle des salariés et/ou des personnes les accompagnant et les critères retenus (quotient familial, revenus, nombre d'enfants) ;
• le type d'animation : spectacle, animation autour d'un repas, buffet, goûter ;
• les participants : salariés uniquement, salariés avec conjoints, salariés avec conjoints et enfants ;
• le lieu le plus approprié pour le type de manifestation choisie ;
• l'implication des élus : voulez-vous organiser la manifestation ou faire appel à un prestataire ?

Un audit doit être réalisé pour vérifier les couvertures d’assurance déjà possédées par le CSE et déterminer les assurances complémentaires à souscrire. Par exemple en cas d’annulation par les prestataires, en cas de détérioration sur les équipements de la salle, ou encore d’accident concernant un des participants de la fête.

Attention si vous organisez une soirée où de l’alcool sera présent. Même si certains alcools sont autorisés (le vin, la bière, le cidre et le poiré) et que les pots dans l’entreprise ne sont pas illicites, il faut s’assurer que les travailleurs ne se mettent pas en danger. Par exemple, veiller à ne pas laisser un salarié prendre son véhicule pour rentrer chez lui alors qu’il n’est pas en état de conduire. Vous pouvez par exemple prévoir des alcootests gratuits, rembourser les frais de taxis, prévoir un transport collectif, etc.

Le CSE qui organise l’événement peut voir sa responsabilité engagée en cas d’accident ou manquement à ses obligations.

Vous vous posez des questions sur la responsabilité civile et pénale du comité en lien avec l’organisation des ASC ? Nous vous proposons notre documentation « CSE ACTIV ».