Ordinateur professionnel : peut-on consulter l’agenda électronique du salarié ?

Les dossiers et fichiers informatiques créés par le salarié grâce à un outil informatique mis à disposition par son employeur sont présumés professionnels.

Ce qui veut dire que l’employeur peut y avoir accès même en l’absence du salarié et s’en servir comme preuve en cas de litige.

Il n’en va différemment que si le salarié a identifié ces documents comme étant personnels.

Dans une affaire récente, la Cour de cassation a appliqué ces règles à l’agenda électronique du salarié. En l’espèce, l’employeur a récupéré des fichiers provenant de l’agenda électronique du salarié disponible sur son ordinateur professionnel. La cour d’appel a refusé ces éléments de preuve au motif qu’ils provenaient de l’agenda personnel du salarié et que l’employeur ne justifiait pas de conditions régulières d’obtention.

A tort. L’agenda électronique du salarié était disponible sur son ordinateur professionnel et était dès lors présumé professionnel. Il fallait rechercher si les pièces provenant de l’agenda avaient été identifiées comme personnelles par le salarié.

Vous ne pouvez en effet pas prendre connaissance d’un courriel personnel émis ou reçu par le salarié via son ordinateur professionnel cela viole le secret des correspondances. Mais les courriers émanant de la messagerie professionnelle du salarié qu’ils soient envoyés ou reçus sont présumés avoir un caractère professionnel donc si le salarié n’a pas pris le soin de les identifier comme personnel vous pouvez les ouvrir même en son absence.

Dans le cas d’un salarié qui mélange sa messagerie ou son agenda personnel et professionnel, il a donc tout intérêt à créer des répertoires différents (personnel et professionnel) et à identifier aussi dans l’objet des messages ce qui est professionnel ou personnel avec une mention.

Attention, dans tous les cas, vous devez avoir préalablement informé les salariés d’un contrôle de leurs messageries professionnelles, dans les mêmes conditions que tout dispositif de surveillance. À défaut, le dispositif est illicite et ne pourra pas être utilisé à l’appui d’une sanction disciplinaire ou pour motiver un licenciement.

Pour en savoir plus sur ce que vous pouvez ou non faire nous vous proposons un livre blanc sur les idées reçues sur le contrôle des salariés :

Cour de cassation, chambre sociale, 9 novembre 2022, n° 20-18.922 (des pièces provenant de l'agenda électronique de la salariée, disponible sur son ordinateur professionnel, sont présumées professionnelles)