Convocation à entretien préalable à licenciement : l’absence de signature du salarié rend-elle la procédure irrégulière ?

Un de mes salariés a commis une faute que j’entends sanctionner par un licenciement. Je l’ai convoqué à un entretien préalable par courrier remis en main propre contre décharge. Le salarié a catégoriquement refusé de contresigner la lettre de convocation. Dois-je recommencer la procédure ? 

Dans un arrêt du 21 janvier 2026, la Cour de cassation a apporté une réponse utile à cette interrogation.

Rappelons tout d’abord que le Code du travail vous impose, avant tout licenciement pour motif personnel, de convoquer le salarié à un entretien préalable (Code du travail, art. L.1232-2).

Cette convocation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou être remise en main propre contre décharge.

Dans l’affaire soumise à la Cour de cassation, le salarié avait refusé de signer le document attestant de sa remise.

Par la suite, ce dernier contestait la régularité de la procédure, soutenant que l’absence de signature privait la convocation de valeur probante et rendait le licenciement irrégulier. Le salarié, qui ne contestait pas s'être présenté à l'entretien préalable fixé au 18 février 2016, avait reçu sa convocation à cet entretien en main propre le 11 février 2016.

La Cour de cassation a répondu clairement non à cette question.

L’absence de signature du salarié ne rend pas, en elle-même, la procédure irrégulière, dès lors que l’employeur est en mesure de prouver que la convocation lui a bien été remise.

Autrement dit, la signature du salarié n’est pas une condition de validité, elle constitue seulement un moyen de preuve.

Si l’employeur établit, par tout moyen, que le salarié a reçu la convocation dans les délais requis, la procédure demeure régulière.

En cas de remise en main propre, la signature du salarié facilite la preuve. L’enjeu porte donc moins sur la signature que sur la traçabilité.

Vous devez être en mesure de démontrer la date effective de remise et le respect du délai de 5 jours ouvrables entre la remise de la convocation et la date retenue pour l’entretien.

Un salarié ne peut pas faire obstacle à la procédure disciplinaire en refusant de signer.

Pour sécuriser vos convocations : 

• privilégiez la lettre recommandée avec accusé de réception lorsque le climat est conflictuel ;
• en cas de remise en main propre, faites signer un double ;
• en cas de refus du salarié de contresigner la convocation remise en main propre, notez expressément sur le double « refus de signer » en présence d’un témoin ;
• conservez tout élément attestant de la date et des conditions de remise.

Pour sécuriser vos étapes clés de la procédure de licenciement et éviter tout vice de forme, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ACTIV » qui détaille les réflexes à adopter en cas de refus de signature de la convocation par le salarié.

Cour de cassation, chambre sociale, 21 janvier 2026, n°24-16.240 (l’absence de signature sur la décharge présentée avec la convocation à un entretien préalable ne constitue pas une irrégularité de procédure. La décharge signée n'est qu'un moyen de prévenir toute contestation sur la date de la convocation)