Urgence ou manque d’anticipation et d’organisation ?

Des surcoûts improductifs apparaissent sous forme de « maladies du temps » :

• la lifophilie (« last in – first out ») chronique qui est un problème de concentration sur les priorités, la non finalisation des tâches entamées, etc. ;
• la ouite qui correspond à une difficulté à dire non, même en cas de surcharge de travail par peur de déplaire, d'être un mauvais collaborateur ;
• la tempsdinite (inflammation du temps) est le problème d’évaluation du temps à passer pour réaliser une tâche, à respecter les échéances, ce qui provoque un débordement permanent ;
• la chronophagie est en lien avec ce qui demande beaucoup de temps ou qui en fait perdre ;
• la procrastination est l’art de remettre systématiquement au lendemain des actions à réaliser.

Entre les actions de dernière minute et le manque d’organisation, les tensions apparaissent et les conflits s’enchainent. Pour éviter cela, des pistes d’actions sont envisageables. Il est temps de revoir la répartition des tâches et de la charge de travail et de mieux planifier le travail tout en donnant la possibilité à chacun d’anticiper ses tâches.

Selon Jonathan Kellerman, écrivain américain, « la spontanéité n’est qu’une excuse pour mal planifier ».

La tenue d’un agenda

Outil indispensable dans la vie de tous les jours, il permet de planifier en début d’année tout ce qui peut être planifiable. Le revoir tous les mois, chaque semaine. L’agenda doit être un document vivant, agréable à consulter. Rester maître de son temps c’est rester maître de son agenda. Il est nécessaire de respecter certains points, comme mettre des heures de début et de fin d’une action. Prévoir l’imprévu qui fait partie de la vie au quotidien en l’insérant dans l’agenda pour 20 % d’une durée journalière. Préférez l’agenda papier car il permet de faire appel à un canal sensoriel indispensable au mode de fonctionnement de l’humain : « le tactile ».

Pour ne pas être pris au dépourvu, l’anticipation doit être une vertu à développer. Anticiper tout ce qui peut l’être. Une nouvelle année commence par noter sur l’agenda les évènements annuels, les rendez-vous importants, les vacances, les débuts et fin de projet, par planifier les dates butoir, les dates de rappel, etc. Plus, il y a d’informations notées sur l’agenda, plus la mémoire est soulagée et disponible pour autre chose.

Etablir un plan de journée

Le principe est d’appliquer la devise de « 8 minutes de planification fait gagner 1 heure dans la journée ». En arrivant le matin, la mise en œuvre d’un plan de journée est indispensable avant de se mettre en action. Pour cela, il faut, sur une feuille :

1. Lister toutes les actions à mener dans la journée ;
2. Estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque action, attention à la sous-estimation du temps ;
3. Insérer les imprévus correspondant à 20 % du temps de travail d’une journée ;
4. Additionner tous les temps de réalisation y compris les imprévus. Le total doit être égal à l’horaire journalier. En cas de dépassement, reporter les actions non prioritaires à un autre jour ;
5. Classer les actions par ordre de priorité ;
6. Se mettre à l’œuvre, rayer au fur et à mesure les actions réalisées. Dans le cas d’une nouvelle mission donnée en urgence, revoir les priorités du jour.

Cette capacité d’ouverture et de souplesse permet de rester maître des journées : subir non, réagir oui.

Une année correspond 8760 h. Pour exemple : un horaire hebdomadaire de 39 h équivaut à 20 % d’une année. Il est primordial de ne pas donner plus d’importance à une situation qu’elle ne le nécessite en réalité.