Faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur à distance

Le télétravail est une forme d’organisation du travail qui repose sur la déspatialisation du travail (Taskin, 2010), c’est-à-dire la mise à distance du lieu physique d’exercice de l’activité (unité de lieu) mais aussi parfois avec des horaires, pratiques et process de travail (unité de temps) différents. Cette mise à distance implique plus largement une distance psychosociologique avec l’environnement du travail, à savoir les relations humaines, la proximité, les espaces communs, les rites et processus internes à l’entreprise, etc. Si cette déspatialisation questionne généralement les modes d’organisation et les composantes relationnelles au travail, elle peut apparaître comme un véritable frein dans l’intégration de nouveaux collaborateurs au sein de l’organisation. En effet, il ne s’agit pas uniquement de faire évoluer les pratiques au sein d’un groupe social déjà constitué mais bien d’intégrer un nouvel individu à celui-ci.

Intégration à distance : les pièges à éviter

Dans cette configuration, où nous chercherons à compenser la distance, notre bonne volonté peut nous conduire vers des situations piégeuses :

• le manager devient l’unique garant de la réussite de l’intégration du collaborateur. Le manager peut se sentir pleinement responsable de l’intégration des nouveaux collaborateurs et, par effet rebond, devenir l’unique sponsor de la relation. Il s’agira ici de penser l’intégration de façon bilatérale, entre la personne à intégrer et son système pertinent (équipe - interlocuteurs tout au long de la chaîne de valeurs – ressources humaines) ne se limitant pas ainsi uniquement à la relation manager/managé ;
• compenser la méconnaissance de l’autre par du contrôle excessif. En lien avec une visibilité troublée, inhérente au télétravail, le risque est, notamment pour le manager, de renforcer les pratiques de contrôle au détriment de l’autonomie du collaborateur. Le contexte d’intégration peut aggraver ce phénomène : la méconnaissance de l’autre peut entraver notre capacité à lui faire confiance et donc ne pas lui déléguer des tâches et des missions qui lui permettraient pourtant de faire ses preuves… et donc de lui accorder notre confiance en retour !
• laisser le collaborateur se débrouiller par lui-même : à l’inverse, face au sentiment de manque de contrôle, le manager peut être tenté de négliger l’accompagnement, partant du principe que c’est au collaborateur lui-même de s’intégrer.

Intégration à distance : quelques pistes

L’intégration réussie d'un nouveau collaborateur consiste à lui faire sentir qu'il est le bienvenu, à établir de bonnes relations avec l’équipe et à l'aider à prendre en main ses tâches de travail et ses missions avec ses collègues. L’enjeu sera ici d’inventer de nouvelles façons de procéder à distance. Quelques pistes :

• anticiper les aspects matériels et logistiques : point de départ classique de toute intégration, il peut néanmoins s’avérer plus complexe avec la distance notamment si le matériel de travail doit être envoyé au domicile du collaborateur ou s’il faut organiser un passage sur site afin qu’il puisse le récupérer ;
• imaginer de nouveaux rites d’intégration à distance : organiser un café d’accueil à distance ou un temps de présentation dédié au collaborateur. Il s’agit ici de « marquer le coup », en s’assurant d’avoir un temps dédié pour l’arrivée du collaborateur ;
• pluraliser les « accueillants » : préparer le parcours d’intégration à distance en équipe ; proposer à un membre de l’équipe d’être le tuteur ou le référent du nouvel arrivant ; demander à chacun des membres de l’équipe de prévoir un point par visio de rencontre individuelle avec le collaborateur, etc. La finalité étant de solliciter l’implication de l’ensemble des membres de l’équipe dans la bonne intégration de la personne ;
• définir une routine managériale : prévoir des points visio en one-one réguliers ; définir un contrat moral de levée d’alertes à distance ; prévoir une feuille de route opérationnelle et relationnelle, etc. L’objectif sera de définir une routine managériale renforcée et adaptée à la distance et de challenger régulièrement cette routine avec le collaborateur ;
• chercher du feedback de la part du nouvel arrivant : questionner les besoins de la personne ; retour d’expérience et rapport d’étonnement par exemple, en vue de chercher du feedback de manière renforcée et de réadapter avec la personne ses besoins et objectifs en terme d’intégration.

Pour résumer, la bonne intégration d’un collaborateur à distance va reposer essentiellement sur les mêmes ingrédients qu’en présentiel, à savoir l’implication de tous. Gardez en tête qu’à distance vous expérimentez de nouvelles façons de faire, n’hésitez pas à solliciter du nouvel arrivant des informations en retour, plus que de mesure, afin de vous assurer que votre bonne volonté se traduit en actions efficaces et adaptées pour votre nouveau collaborateur.