Enquête interne en matière de discrimination et de harcèlement sexuel : la Défenseure des droits délivre de nouvelles recommandations

Claire Hédon entame son propos sur les enquêtes internes par un rappel essentiel. Les employeurs du secteur privé sont tenus, en vertu de l’article 4 de l’accord national interprofessionnel du 26 mars 2010, de mettre en place un « dispositif de recueil des signalements ». 

Dans cette perspective, rappelle cette dernière, les employeurs peuvent alors :

• désigner d’un interlocuteur dédié (ex : référent harcèlement sexuel) ;

• instituer une cellule d’écoute et/ou un dispositif de signalement.

A titre de bref rappel, la cellule d’écoute est une instance permettant à la victime présumée ou à un témoin d’être entendus, informés sur leurs droits et orientés, si nécessaire, vers des professionnels compétents (associations, médecine du travail, etc.). Susceptible de réunir des personnes internes et externes à l’entreprise, elle n’exige pas l’association des chargés des ressources humaines, la transmission des signalements ou encore l’ouverture d’une enquête.

S’agissant du dispositif de signalement, celui-ci se singularise en ce qu’il soumet l’employeur à l’obligation de traiter le signalement, généralement dans le cadre d’une enquête interne.

Internalisés ou externalisés, l’essentiel repose, selon la Défenseure des droits, sur l’exigence de garantir la compétence et l’impartialité des membres de la cellule d’écoute ou du dispositif de signalement.

Pour ce faire, elle exige que celles-ci soient formées, préalablement, régulièrement et avec intensité, en matière :

• de recueil de la parole et d’orientation de la victime ; 

• de cadre juridique applicable (harcèlement discriminatoire, harcèlement sexuel, aménagement de la preuve, etc.) ;

• d’identification des types de violence ; 

• d’obligation de santé et sécurité supportée par l’employeur. 

Mais pour assurer l’efficacité de ces dispositifs, encore faut-il que les salariés acceptent d’y recourir. Or sur ce point, il est constaté que les taux de saisine, frappés par de multiples facteurs, demeurent extrêmement faibles (manque d’information, manque de confiance, crainte de représailles, etc.).

Pour enrayer cette tendance, la Défenseure des droits préconise, d’une part, de communiquer régulièrement sur : 

• les voies de signalement existantes afin de favoriser son recours ;

• les garanties apportées en termes de confidentialité et d’impartialité ; 

• et les protections susceptibles d’être mises en place. 

D’autre part, elle appelle à faciliter l’accès aux cellules d’écoute et aux dispositifs de signalement : 

• à toutes les catégories de salariés (CDI, CDD, intérimaires, apprentis, etc.) et à d’autres catégories d’intervenants (candidats, bénévoles, etc.) ;

• en mobilisant, une fois encore, différents canaux de communication (téléphone, mail, chat en ligne, etc.). 

La Défenseure des droits recommande à la personne recevant un signalement d’encourager son auteur à rédiger un écrit. Cette formalisation présentant à la fois un intérêt probatoire et procédural (ex : fourniture de précisions supplémentaires).

En outre, elle invite toutes les entreprises à : 

• accuser réception du signalement auprès du salarié et à communiquer tout élément supplémentaire à sa disposition ; 

• tenir compte des témoignages anonymes selon la gravité des faits signalés et le caractère exploitable des éléments transmis.

Bien que facultative, l’ouverture d’une enquête interne est généralement exigée par la complexité des situations présumées de discrimination ou de harcèlement sexuel. 

Sur ce sujet, la Défenseure des droits rappelle que l’employeur doit faire preuve de célérité. Tant concernant l’ouverture que la conclusion de l’enquête.

Dans cette même logique, elle considère que l’arrêt maladie ou le départ de l’entreprise ne constituent pas, en soi, des obstacles à l’ouverture de l’enquête interne. Une prise de contact avec la victime présumée ou le mis en cause peut être alors envisagée moyennant, cependant, un rappel de leur droit à refuser l’entretien.

Comme l’indique la Défenseure des droits, l’obligation de sécurité de l’employeur commande à ce dernier de prendre des mesures de protection à l’égard de la victime présumée au regard de la dégradation de son état de santé.

Aussi, elle réaffirme la nécessité d’éloigner la victime de la ou des personnes mises en cause dès le stade de l’enquête. Les conditions de travail de la personne mise en cause devront être affectées (ex : mise à pied conservatoire, télétravail, etc.).

S’agissant de l’enquête à proprement parler, la Défenseure des droits suggère aux entreprises de retranscrire chacune de ses étapes par écrit. Et ce, afin de rendre vérifiable son déroulement par la personne décisionnaire dans l’entreprise mais également par les autorités compétentes (juges, Inspection du travail, Défenseur des droits, etc.).

Elle considère, ensuite, que sauf risque de pression, l’ouverture d’une enquête commande aux entreprises d’en informer la personne ayant signalé les faits, la victime présumée et la personne mise en cause. Une logique qui, lors de la clôture de l’enquête, devra être également appliquée.

Pour garantir la confidentialité de l’enquête, elle préconise aux entreprises de :

• rappeler à l’ensemble des parties prenantes, par écrit, les droits et devoirs attachés au principe de stricte confidentialité ; 

• et de faire signer à ces derniers une « attestation de confidentialité ».

Concernant le choix de l’enquêteur, il est notamment suggéré, afin de respecter une exigence absolue d’impartialité :

• que l’enquête soit menée ou supervisée par 2 personnes a minima ; 

• d’associer, le cas échéant, les représentants du personnel et veiller à ce que ces derniers puissent participer aux choix méthodologiques à tous les stades de l’enquête ;

• de faire appel à une personne extérieure au service dans lequel se sont déroulés les faits signalés ; 

• de confier l’enquête à un prestataire extérieur si la direction ou des personnes du service habituellement chargé d’enquêter sont elles-mêmes mises en cause.

En ce qui regarde les procès-verbaux d’audition, il est conseillé, dans un objectif d’opposabilité et de traçabilité, de :

• retranscrire, le plus fidèlement possible, les questions posées par les enquêteurs et les réponses des personnes entendues ;

• soumettre le compte-rendu à la relecture et à la signature de la personne auditionnée. 

Enfin, s’agissant du rapport établi au terme de l’enquête, la Défenseure des droits recommande que celui-ci expose :

• les faits allégués et leur signalement ;

• les mesures de protection mises en œuvre, les étapes de l’enquête, les difficultés rencontrées au cours de l’enquête (refus d’audition, incohérences d’un témoignage…) ;

• les éléments de présomption recueillis ;

• les justifications de la personne mise en cause ;

• les propositions de qualification juridique des agissements dénoncés et les mesures de traitement de la situation proposées.

En termes de communication, la décision-cadre indique qu’une copie anonymisée pourra être communiquée aux représentants du personnel. La victime présumée pourra, quant à elle, se voir transmettre une synthèse du rapport.

La Défenseure des droits formule d’autres recommandations méthodologiques en matière d’enquête interne, notamment en ce qui concerne la qualification des faits et la sanction de son auteur. Pour en prendre connaissance, pensez-à consulter la version intégrale de la décision-cadre :