Comment réagir face aux événements ?

Il est important de réagir de manière appropriée et proportionnée face à un événement. Pour cela une règle d'or : ne pas improviser ! On a beau être un leader talentueux et expérimenté, les émotions sont difficilement contrôlables, surtout lors de situations d'urgence. 

Je me replonge 20 ans en arrière lors de mes débuts dans la prévention et me remémore de difficiles moments dans l'industrie. En effet, sitôt le retentissement de l'alarme incendie du site, je voyais débouler l'encadrement fonçant droit vers le lieu du potentiel sinistre. Un encadrement animé par le désir de « sauver le monde », tel un super héros de l'industrie, mais une véritable catastrophe en matière d'exemplarité et d'efficacité. Comment faire respecter les procédures et plans d'urgence dans ce contexte ? Mais ne nous attardons pas aujourd'hui sur la notion de leadership, revenons-en à la préparation des organisations à faire face aux événements.

Je mentionne souvent aux leaders que j'accompagne que nous sommes là pour gérer les variations qui se présentent au sein de l'entreprise. Qu'il s'agisse de problématiques liées à l'approvisionnement de matières, à des défauts de qualité ou encore à de l'absentéisme, notre objectif demeure d'en réduire l'impact et la durée quand elles se présentent, mais surtout de mettre en place les stratégies permettant de les éviter : la fameuse prévention.

J'aime à citer Henri Fayol, précurseur de la gestion d'entreprise et du management, sur le sujet : « prévoir (…) signifie à la fois supputer l’avenir et le préparer ; prévoir, c’est déjà agir ».

En ce sens, nous apprenons très vite qu'aucune stratégie de prévention n'est infaillible et qu'il est plus que nécessaire de prévoir un plan B, le fameux plan d'urgence prenant plusieurs appellations au travers des textes et des contextes : plan d'urgence interne, plan d'intervention interne, plan d'opération interne, etc.

Cependant, malgré les différences d'appellation, l'adjectif « interne » est omniprésent, rappelant le besoin d'individualisation de ce plan. Si vous m'avez suivi au cours des tranches de prévention précédentes, vous me voyez venir, une fois encore, avec cette « sacro-sainte » notion de l'analyse de risques, mère de toutes les politiques de prévention. Il s'agira ici d'identifier les pires scénarios crédibles pouvant porter atteinte à votre organisation et de déterminer les modalités de réponses spécifiques à chacun de ces scénarios.

Dans des organisations complexes, la réponse pourra faire l'objet non pas d'un, mais de différents plans, ciblés et articulés :

• un plan de sûreté pour adresser les menaces et vulnérabilités ;
• un plan d'urgence pour répondre aux situations imprévues et soudaines ;
• un plan de continuité pour garantir la survie et la pérennité de ses activités pendant et après la survenue d'une crise ; 
• un plan de gestion de crise pour minimiser les dommages et rétablir les activités commerciales le plus rapidement possible.

La formalisation d'un ou plusieurs plans répondant aux impératifs de l'entreprise est indispensable mais n'est pas l'unique étape. Après l'analyse des risques, la rédaction d'un ou plusieurs plans, il faut désormais le communiquer, former l'ensemble des acteurs et salariés mais surtout le tester !

J'ai trop souvent observé des plans très bien construits mais oubliés au fond d'armoires. Il y a quelques années, j'ai intégré une organisation et quelques semaines après mon arrivée, nous avons subi une perte de nos moyens informatiques ; un événement très impactant au regard de notre dépendance à ces outils. Cet événement a mis en lumière nos défaillances et notre incapacité à réagir correctement face à une telle situation. 

Ce retour d'expérience a sonné comme un avertissement et nous a permis de reconstruire notre stratégie en matière de gestion des situations d'urgence. Je n'ose pas imaginer les conséquences si nous avions eu affaire à un départ de feu, une explosion avec des conséquences humaines en lieu et place de cet événement impactant uniquement le « business ».

Alors je lance un appel. Qu'il s'agisse d'un exercice d'évacuation, d'une formation incendie, de simulations de secours à personnes… Prenez au sérieux ces tests qui vous permettront un jour de vous réjouir de la gestion d'un événement.

Les statistiques démontrent que nous pouvons tous être impactés. Au moment où j'écris ces lignes, je consulte la base de données ARIA (Analyse, Recherche et Information sur les Accidents) qui répertorie les incidents, accidents ou presque accidents qui ont porté, ou auraient pu porter atteinte à la santé ou la sécurité publiques ou à l’environnement. 

ARIA recense plus de 54 000 accidents ou incidents survenus en France ou à l’étranger soit, à ce jour, environ 1900 nouveaux événements par an.

Se préparer est un enjeu essentiel. Au-delà d'avoir un plan pour chaque événement, c'est avoir une organisation agile, apprenante et des dispositifs/outils disponibles et maintenus qui vous permettront de diminuer les conséquences d'événements. Une fois la crise ou l'urgence passée, viendra alors le temps de l’analyse des événements, sujet de notre prochaine tranche de prévention.