Savoir établir une procédure de travail utile à tous

Ce qu’apporte une procédure de travail

L’expérience montre qu’une procédure de travail formalisée apporte un éclairage déterminant sur 5 aspects d’un métier ou d’un domaine d’action :

L’ordre de réalisation

Une procédure de travail permet de révéler que certaines étapes d’action se doivent d’être franchies l’une après l’autre et d’autres non. En nous interrogeant sur la manière de faire de nos collaborateurs, d’une manière rigoureuse, on peut alors détecter des améliorations de productivité importantes : gain de temps, de ressource, meilleure qualité finale, etc. Pourquoi l’action quotidienne ne le permettrait pas ? Parce que le seul fait de lister les tâches à exécuter nous oblige à prendre du recul et à nous poser les bonnes questions. Mais cela provient aussi d’un autre aspect : la détection des critères de décisions.

Les critères de décision

Lorsque nous accomplissons un travail, nous enchaînons une succession d’actions. Cependant, par moments l’enchaînement sera déterminé par un choix entre plusieurs directions. Ces choix ne seront possibles que si l’on connaît les critères qui les sous-tendent. Le fait de devoir définir plus précisément ces critères est un acte hautement utile pour améliorer une manière de procéder. Il est prouvé qu’une bonne exécution est bien davantage le résultat de la maîtrise de ces critères que des actions elles-mêmes. Ceci nous renvoie à un troisième aspect qu’une procédure de travail met en relief : les compétences impliquées.

Les compétences

Chaque action et chaque décision contiennent un certain niveau de compétence pour être exécutées afin d’obtenir le résultat souhaité. La procédure de travail, en exigeant l’analyse des enchaînements de tâches, met en évidence les compétences qui sont nécessaires, d’une manière bien plus claire et précise qu’une vision générale.

Le temps passé

La succession des étapes peut mettre d’autant plus en évidence le temps nécessaire pour franchir chacune d’elles.

L’environnement de réalisation

Chaque action, chaque décision va demander des outils, du matériel, des informations, une aide éventuelle. En les analysant, il devient plus aisé de détecter quel est l’environnement approprié pour les réaliser. De même, on mesure bien mieux leur relative difficulté de réalisation, ce qui nous aide à proposer un environnement mieux adapté ou plus évolué pour la réduire.

Comment formaliser une procédure de travail ?

Les méthodes de gestion de projet ou d’organisation du travail ont largement exploré les différentes manières de procéder. Mais elles partent toutes d’une base simple qui est de lister les tâches. Pour cela, il existe deux types de mise en forme : la liste et l’organigramme.

La liste

Cette procédure consiste à décrire chaque tâche effectuée par le collaborateur, en ajoutant les 5 informations de base suivantes :

• l’ordre des tâches ou actions ;
• l’énoncé de chaque tâche ou action ;
• l’événement déclencheur de chaque tâche ;
• l’indicateur de fin de tâche (notamment la fréquence et/ou la durée de la tâche) ;
• des informations sur les outils, les documents, les critères de réalisation.

Voici un exemple d’une telle mise en forme :

L’organigramme

Un organigramme permet de montrer non seulement les étapes d'une tâche, mais aussi les relations entre ces étapes. Pour cela, on utilise deux symboles, des rectangles et des losanges. Les actions sont inscrites dans les rectangles, les décisions ou les choix sont inscrits dans les losanges, avec uniquement deux alternatives : oui ou non.

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