L’indemnité de congés payés : règles et méthodes de calcul

Ouverture du droit à congés : rappel de la règle

Tous les salariés ont droit à un congé annuel payé. Ce droit est identique que vos salariés soient à temps plein ou temps partiel, en contrat à durée indéterminée ou déterminée (Code du travail, art. L. 3141–1).

Les salariés bénéficient ainsi d’un congé annuel payé de 2,5 jours ouvrables par mois, soit une durée totale du congé légal de 30 jours ouvrables par an. Sauf accord d’aménagement du temps de travail ou dispositions conventionnelles contraires, la période de référence pour l’acquisition des congés payés va du 1er juin au 31 mai.

L’indemnité de congés payés : méthodes de calcul

L’indemnité de congés payés repose sur un principe de non-cumul, pour une même période, avec la rémunération du travail.

Il existe deux méthodes pour déterminer le montant de l’indemnité de congés payés. Ces deux méthodes doivent être comparées afin d’appliquer le calcul le plus favorable pour le salarié.

• méthode du 1/10e : addition de la rémunération totale brute perçue au cours de la période de référence, du 1er juin au 31 mai Le montant est ensuite multiplié par 10 %.

• méthode du maintien de salaire : il convient de calculer le salaire théorique que le salarié aurait perçu s’il n’avait pas été en congé. Pour ce faire, il faut prendre en compte deux éléments :
  • la rémunération brute de la période précédant la prise de congés,
  • l’horaire de travail effectué dans l’entreprise (y compris les heures supplémentaires), pendant la période de congés.

Concernant l’horaire de travail, il convient se baser sur l’horaire réel du mois. Cette méthode est préconisée par la jurisprudence. Par conséquent, si l’horaire est de 7 heures par jour sur un mois de 22 jours ouvrés, l’horaire réel du mois est de 154 heures.

Exemple :

Au cours d’un mois de 22 jours ouvrés, soit 154 heures, un salarié est en congé 10 jours ouvrés, soit 70 heures (10 j x 7 h). Le salaire qui doit être maintenu est de 2.000 €. Selon la règle du maintien de salaire, la ventilation entre l’indemnité de congés payés et la rémunération du travail se traduit ainsi :
- indemnité de congés payés : (2.000 € x 70 h) / 154 h = 909,10 €
- rémunération du travail : (2. 000 € x 84 h) / 154 h = 1.090,90 €
Le salaire de 2.000 € est bien maintenu.

En cas de congés supérieurs au congé légal, selon la règle du maintien de salaire, il convient de multiplier le montant journalier de l’indemnité par le nombre de jours de congés acquis. Selon la règle du 1/10e, il doit être multiplié par le nombre de jours de congés acquis et divisé par 30 jours.

Au-delà de ces deux méthodes, certaines entreprises ont recours à la méthode forfaitaire, basée sur les moyennes mensuelles suivantes :

• 35 heures par semaine sur 5 jours: la retenue pour un jour est de 1/22 ;
• 35 heures par semaine sur 6 jours: la retenue pour un jour est de 1/26 ;
• 39 heures par semaine sur 5 jours : la retenue pour un jour est de 1/22.

Calcul de l’indemnité : les rémunérations à prendre en compte

Le salaire de base et ses compléments sont à prendre en compte dès lors qu’ils rémunèrent la contrepartie d’un travail.

Les sommes à inclure dans le calcul :

• salaire de base ainsi que les heures supplémentaires ou complémentaires ;
• prime d’ancienneté (sauf quand celle-ci est versée en période de travail et de congés confondues) ;
• avantage en nature (à condition que le salarié en soit privé pendant ses congés) ;
• prime de sujétion liée à l’emploi ;
• salaire reconstitué en cas d’absence considéré comme du travail effectif (accident du travail, etc.) ;

Les sommes à exclure du calcul :

• primes exceptionnelles ayant un caractère discrétionnaire ;
• remboursement de frais professionnels ;
• indemnités alloués lors des périodes non assimilées à du travail effectif (maladie, activité partielle, etc.) ;
• prime non affectée par la prise de congés (13e mois, intéressement, etc.).

Le bulletin de salaire : les mentions à inclure

Le bulletin de salaire doit faire apparaître les éléments suivants :

• les dates des congés payés et le montant de la retenue sur le salaire ;
• l’indemnité de congés payés, calculée selon la méthode la plus favorable entre le maintien de salaire ou le 1/10e.

Par définition, l’indemnité de congés payés est un salaire. Elle est donc soumise à l’ensemble des cotisations sociales en vigueur ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.

Pour plus de précision sur le calcul de l’indemnité de congés payés, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME ».

Fabrice GUIGUES