Gérer vos moments d’interaction avec l’équipe

Le fait de rencontrer votre collaborateur individuellement va générer chez lui certains impacts positifs. En effet, le seul fait de se rencontrer sans témoin, face à face, génère un sentiment de valorisation pour votre interlocuteur, une prise en compte de sa personne, et ceci, même si le contenu de votre entretien a un aspect conflictuel. De même, de votre côté, vous pourrez aborder certains sujets plus facilement. Par exemple :

• traiter un sujet/thème confidentiel ;
• réfléchir sur la mise en œuvre d’un projet pour lequel votre interlocuteur possède de réelles connaissances ;
• dire vos mécontentements, et permettre à votre salarié de le faire réciproquement ;
• féliciter un résultat individuel ;
• etc.

Mais l’impact de l’entretien individuel peut avoir des aspects négatifs. En effet, sans que l’on y prête attention, dans beaucoup d’environnements de travail, l’entretien individuel n’est plus utilisé qu’avec une finalité de recadrage. Il s’ensuit que ce mode d’interaction, bien que neutre au départ, sera connoté par l’équipe comme négatif et stressant et vous gênera pour l’utiliser dans un objectif positif. C’est pourquoi, pour minimiser cet aspect a priori négatif, il est bon de décider avec l’équipe d’avoir des rendez-vous individuels plus fréquents et planifiés. Et cela devient d’autant plus utile à la suite du développement du travail à distance. La capacité individuelle de se reconnecter avec vous est un enjeu de motivation important pour vos collaborateurs qui sont conduits à se trouver très seuls et isolés.

La réunion est par définition un moment collectif d’interaction. De ce fait, elle répond à un premier besoin chez chacun d’entre nous : le sentiment d’appartenance. Ce sentiment est très fort, il correspond au besoin de se sentir intégré dans un groupe, d’être membre d’une entité spécifique qui nous dépasse individuellement. Mais la réunion favorise d’autres impacts très positifs :

• la capacité de transmettre des messages de façon homogène à tous ;
• les interactions entre collègues, et ainsi la multiplication des possibilités d’apprentissage au sein de l’équipe ;
• la compréhension de chacun permettant ensuite une meilleure cohésion dans le travail.

L’outil de la réunion favorise également un comportement utile pour votre management, celui de l’imitation. Le fait d’être en groupe génère un phénomène d’observation réciproque. Celui-ci va à son tour favoriser l’imitation de certains comportements plutôt que d’autres, suivant la manière avec laquelle vous réagissez. Si par exemple vous arrivez systématiquement en avance, cela aura un impact positif sur la ponctualité de vos collaborateurs en réunion, mais tout autant en dehors de ce moment. En revanche, si à la première initiative de prise de parole d’un de vos collaborateurs votre réaction est de lui dire : « Non, Baptiste une idée comme ça, tu peux la garder pour toi ! », il y a toutes les chances que l’équipe ne s’exprime plus du tout, au détriment de votre objectif d’interaction. La réunion reste donc un moment très utile, cependant mieux vaut être surtout attentif à vos propres comportements de manager.

Ces deux modes d’animation seront dans tous les cas nécessaires, mais avec une fréquence qui leur est propre. Ainsi, dans une équipe où le besoin de cohésion est fort, la réunion sera plus fréquente que les entretiens individuels, alors que dans une équipe où il est faible, ce sera l’inverse. L’intérêt de cette programmation est de faciliter l’organisation du temps et la préparation de ces moments pour l’ensemble de l’équipe et pour vous-même. Plus ils seront programmés dans le temps, plus cela permettra d’être disponible et prêt à s’y consacrer pleinement. De plus, à propos de l’entretien individuel, le fait de le rendre systématique diminue l’impression négative qu’un tel moment peut avoir pour vos collaborateurs, habitués pour certains à ne l’avoir vécu que dans une finalité négative de recadrage.