Fin du contrat de travail : le certificat de travail doit être mis à la disposition du salarié

Le certificat de travail permet au salarié de prouver qu’il est libre de tout engagement et de postuler ainsi auprès d’un autre employeur. Il lui permet également de faire valoir ses droits auprès de Pôle emploi.

Rédaction du certificat de travail

Aucune forme spéciale n’est exigée, mais il est recommandé d’établir ce certificat de travail sur du papier à en-tête de l’établissement.

Mentions obligatoires

Le certificat de travaildoit obligatoirement mentionner :

• la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, celle-ci inclut la période d’essai ou d’apprentissage ;
• la date de sortie, qui correspond à la date de fin de contrat (préavisinclus même non travaillé) ;
• la nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes correspondantes : vous devez mentionner la qualification exacte des fonctions réellement remplies par le salarié, notamment par référence au contrat de travail, aux bulletins de paie ou aux classifications professionnelles. Attention, l’indication de la seule catégorie professionnelle ne suffit pas.

Bien que la loi ne le précise pas, vous devez également indiquer :

• les nom et prénom(s) du salarié ;
• le nom, l’adresse et la raison sociale de votre entreprise ;
• les lieu et date de délivrance.

Mentions facultatives

Si vous avez l’accord du salarié, vous pouvez faire d’autres remarques (sur la qualité de son travail, par exemple).

Attention : le certificat de travail ne doit comporter aucune mention diffamatoire, discriminatoire ou préjudiciable au salarié.


Modalités de la délivrance du certificat de travail

Le certificat doit être tenu à la disposition du salarié. C’est votre seule obligation. Vous n’êtes donc pas contraint de lui faire parvenir à son domicile.

Pour des raisons pratiques, vous pouvez choisir de transmettre le certificat au salarié :

• par voie postale avec les autres documents de fin de contrat : reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi (ex-ASSEDIC), etc. ;
• par remise en mains propres : pour des raisons de preuve, il est recommandé de faire signer une décharge au salarié dans laquelle il reconnaît avoir reçu ce document.

Conseil : en cas d’envoi du certificat par voie postale, pensez à en conserver un second exemplaire que vous tiendrez à la disposition du salarié.


Date de mise à disposition du certificat de travail

Il est tenu à disposition du salarié à l’expiration du contrat de travail, c’est-à-dire à la fin du préavis qu’il soit effectué ou non. Si vous dispensez le salarié d’exécuter son préavis, vous pouvez lui délivrer une attestation précisant qu’il est libre de tout engagement, et que son contrat vient à expiration à telle date. Ce n’est donc qu’à cette date que vous serez tenu de lui remettre son certificat de travail.


Sanctions encourues

En cas d’inobservation des mentions obligatoires, de mention(s) inexacte(s) ou encore de non-délivrance du certificat de travail, vous encourez des sanctions :

• pénales : amende pouvant atteindre 750 euros (peines doublées en cas de récidive) ;
• civiles ;
• remise du certificat avec paiement d’une amende par jour de retard ;
• paiement de dommages et intérêts si le salarié prouve, par exemple, que cette absence ou ce retard de délivrance lui a causé un préjudice.

Notez-le : si vous êtes condamné sous astreinte à délivrer le certificat de travail au salarié, vous serez alors tenu de le lui faire parvenir et non plus seulement de le tenir à sa disposition.


Délai de conservation du document

Le salarié dispose d’un délai de 30 ans pour demander la délivrance de ce document en justice. Pensez alors à archiver les certificats non réclamés par les salariés.

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Pour plus de précisions sur les formalités de fin de contrat, les Editions Tissot vous proposent un extrait de leur ouvrage « Modèles commentés pour la gestion du personnel »

Article publié le 27 juillet 2009