Elaborer les documents de fin de contrat

Quelles que soient la nature du contrat de travail (CDI, CDD) et la cause de sa rupture (licenciement, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD, rupture anticipée de CDD, etc.) vous devez établir des documents, appelés documents de fin de contrat et les remettre à votre salarié.

Vous devez ainsi préparer :

• un certificat de travail ;

• un reçu pour solde de tout compte ;

• une attestation employeur également appelée attestation Pôle emploi ;

• l’état récapitulatif de l’épargne salariale si votre entreprise est concernée.

A la fin du contrat de travail, vous devez tenir à la disposition de votre salarié un certificat de travail (Code du travail, art. L. 1234-19).

Le certificat de travail doit nécessairement contenir les informations suivantes :

• identification de votre entreprise : nom, adresse, raison sociale et siège social ;
• identité du salarié : nom, prénom et adresse ;
• dates d'entrée et de sortie du salarié : la date de sortie correspond, le cas échéant, à la date de fin du préavis même si le salarié a été dispensé de son exécution ;
• nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés et périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus : préciser la qualification exacte du salarié ;
• maintien des garanties de frais de santé et prévoyance ;
• date de remise du certificat et lieu de rédaction.

Le certificat de travail doit comporter votre signature, vérifiez toujours que vous l’avez bien signé.

Sachez que la loi ne vous impose pas de l’adresser au salarié par courrier car il s’agit un document « quérable et non portable ». Bien entendu, rien ne vous empêche de prévoir un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception.

Toutefois, si vous ne souhaitez pas opter pour un envoi, nous vous recommandons d'informer le salarié que vous avez établi son certificat et que vous le tenez à sa disposition.

Si le salarié vient récupérer son certificat de travail, faites-lui signer une décharge attestant que vous lui avez remis le document à la date donnée, vous pourrez ainsi très facilement prouver que vous avez respecté votre obligation.

Si vous ne tenez pas le certificat de travail à la disposition du salarié, vous prenez le risque de payer une amende et d'être contraint sous astreintes (paiement d'une amende par jour de retard) par le juge prud’homal de le remettre. Dans un tel cas, il faudra procéder à un envoi et non à une mise à disposition.

Si le salarié démontre l’existence d’un préjudice du fait de la non délivrance du certificat de travail, le juge peut vous condamner au versement de dommages et intérêts.