Les délais de conservation des documents de prévention

Pourquoi conserver vos documents de prévention ?

Vous devez conserver vos documents de prévention, d’une part parce que la réglementation l’exige dans certains cas, et d’autre part parce que le droit français est un droit écrit et que la preuve écrite est requise dans de nombreuses procédures.

Aujourd’hui, notre société se judiciarise, et dans toute déclaration de rechute AT, transmission d’entreprise, demande de reconnaissance de maladie professionnelle, recherche de faute inexcusable, il faudra pouvoir assurer la traçabilité des évènements, incidents ou accidents passés.

Alors, conservez aussi longtemps que les services médicaux les doubles des fiches d’expositions aux agents CMR et pathogènes, gardez jusqu’à la retraite des salariés les déclarations d’accidents du travail, vos résultats d’évaluation du bruit et des vibrations, gardez trace de l’évolution dans le temps de vos actions de prévention.

Conseil Tissot : Soyez vigilants et gardez une trace ! Veillez à choisir un support numérique adapté qui puisse rester accessible dans la durée pour la conservation de vos archives prévention. Transférez vos archives sur des archives fiables, au fur et à mesure que les supports d’origine sont remis en cause.

Aujourd’hui, les archives sur disquettes deviennent difficiles à consulter et certains CD gravés ne conservent pas les données au-delà de 5 ou 6 ans.


Pourquoi d’autres documents de prévention peuvent-ils vous être opposés ?

Parce que, toujours dans le souci de traçabilité, le législateur a prévu la conservation de certains documents de prévention par des tierces parties.

D’autres acteurs de la prévention (ou de l’acte de construire pour les entreprises du BTP) doivent conserver des documents pouvant mettre en jeu votre responsabilité. C’est le cas :

• des dossiers médicaux, contenant le double des fiches d’exposition des salariés exposés aux agents chimiques CMR (et notamment amiante, poussières de bois), aux rayonnements ionisants. Ils sont gardés 50 ans par les services de santé au travail et peuvent instruire des reconnaissances de maladies professionnelles (cancers d’origine professionnelle) et étayer d’éventuelles recherches en responsabilité en cas d’exposition supérieure aux VLEP (valeurs limites d’exposition professionnelle) (C. trav., art. R. 4412–55) ;
• des dossiers médicaux, contenant les résultats des examens de surveillance médicale des salariés exposés aux agents biologiques pathogènes. Ils sont gardés 10 à 40 ans par les services de santé au travail et peuvent instruire des reconnaissances de maladies professionnelles (cancers d’origine professionnelle) et étayer d’éventuelles recherches en responsabilité en cas d’exposition supérieure aux VLEP (C. trav., art. R. 4426–9) ;
• dans le BTP, du registre journal de la coordination SPS : il est conservé pendant 5 ans à compter de la réception de l’ouvrage par le coordonnateur et peut arbitrer des contentieux accidents du travail ou maladies professionnelles (C. trav., art. R. 4532–41). On y retrouve des observations faites à l’entreprise sur ses manquements aux règles de coordination ou de sécurité.

Documents à conserver par l’entreprise	Délai de conservation	Textes de référence et pénalités
Document unique d’évaluation des risques	Sans limitation de durée, mise à jour annuelle	C. trav., art. R. 4121–2 Amende de 1.500 € (3.000 € si récidive)
Observations et mises en demeure de l’inspection du travail relatives à des questions de prévention, d’hygiène, de médecine du travail	5 ans	C. trav., art. L. 4711–3 Amende de 750 € (multipliée par le nombre de salariés)
Fiche d’aptitude médicale du salarié à son poste de travail	Aussi longtemps que possible (jusqu’à la retraite du salarié)	Aucun délai réglementaire
Déclaration d’accident du travail	5 ans	Aucun délai réglementaire Amende de 750 € pour les personnes physiques et 3.750 € pour les personnes morales
Attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications des équipements de travail et des EPI, ou registre de sécurité regroupant ces documents	5 ans	C. trav., art. L. 4711–2 Amende de 750 € (multipliée par le nombre de salariés)
Plan particulier de sécurité et de protection de la santé (PPSPS)	5 ans à compter de la date de réception de l’ouvrage	C. trav., art. R. 4532–74 Pas de pénalité spécifique
Registre des vérifications des installations électriques	5 ans	C. trav., art. L. 4711–2 Décret du 14 novembre 1988, art. 55 Amende de 750 € (multipliée par le nombre de salariés)
Évaluation des niveaux de bruit et résultats du mesurage	10 ans	C. trav., art. R. 4433–3 Pas de pénalité spécifique
Évaluation des niveaux de vibrations mécaniques et résultats du mesurage	10 ans	C. trav., art. R. 4444–3 Pas de pénalité spécifique
Rayonnements ionisants et radioactivité : résultats des dosimétries individuelles des salariés	Sans limitation de durée	C. trav., art. R. 4456–28 Pas de pénalité spécifique

Article publié le 13 janvier 2010