Document unique : ce qui a changé depuis le 31 mars 2022

L’employeur est chargé de transcrire et mettre à jour dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.

Aujourd’hui, le DUERP doit être mis à jour au moins une fois par an quel que soit l’effectif de l’entreprise.

Sa mise à jour s’impose également en cas de décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail. Il doit être également modifié lorsqu’une information intéresse l’évaluation des risques dans une unité de travail. A noter concernant cette information qui intéresse l’évaluation des risques, qu’à compter du 31 mars, la mise à jour est nécessaire dès que l’information est portée à la connaissance de l’employeur.

Pour les entreprises de moins de 11 salariés, la loi Warsmann, publiée en 2012, avait prévu de supprimer cette fréquence annuelle. Mais cette disposition d’allégement d’obligation pour les petites entreprises n’avait pas été suivie par la publication du décret d’application. Mais la loi santé et le décret publié le 20 mars réparent cet « oubli ». Les entreprises de moins de 11 salariés n’ont plus l’obligation d’effectuer une mise à jour annuelle de leur DUERP.

Si nécessaire, après la mise à jour du DUERP, une actualisation est effectuée :

• pour les entreprises d’au moins 50 salariés : sur le programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail ;
• pour les entreprises de moins de 50 salariés : sur la liste des actions de prévention des risques et de protection des salariés.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, dotées d’un CSE, le DUERP est également utilisé pour établir le rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l'entreprise et des actions menées au cours de l'année écoulée dans ces domaines.

Avec l’entrée en vigueur de la loi santé, l’employeur doit également prendre en compte, lors de l'évaluation des risques, en cas d'exposition simultanée ou successive à plusieurs agents chimiques, les effets combinés de l'ensemble de ces agents.

Depuis le 31 mars 2022, le document unique d’évaluation des risques professionnels, dans ses versions successives, doit être conservé pendant une durée de 40 ans à compter de leur élaboration.

Aujourd’hui, il faut savoir qu’il est tenu à la disposition notamment des travailleurs, du CSE, de l’inspection du travail, des services de prévention et de santé au travail, des agents des services de prévention des organismes de Sécurité sociale (Code du travail, art. R. 4121-4).

Depuis le 31 mars, ce document doit également être tenu à la disposition des anciens travailleurs mais seulement pour les versions en vigueur durant leur période d'activité dans l'entreprise. La communication de ses versions antérieures peut être limitée aux seuls éléments afférents à l'activité du demandeur. Ensuite, les personnes qui travaillent ou ont travaillé pour l’entreprise peuvent transmettre ces différents éléments aux professionnels de santé en charge de leur suivi médical.

Concernant son dépôt dématérialisé, un portail numérique va être mis en place et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d'employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel. Il faudra déposer le DUERP et ses mises à jour sur ce portail dont l’accès sera restreint par une procédure d'authentification sécurisée.

Le dépôt dématérialisé du DUERP sera obligatoire :

• à compter du 1er juillet 2023 pour les entreprises d’au moins 150 salariés ;
• à compter de dates fixées par décret, en fonction des effectifs des entreprises, et au plus tard à compter du 1er juillet 2024 aux entreprises dont l'effectif est inférieur à 150 salariés.

Un décret est venu récemment préciser les modalités relatives au cahier des charges du déploiement et du fonctionnement du portail numérique de conservation du document unique d'évaluation des risques professionnels et aux statuts de l'organisme gestionnaire. Les organisations professionnelles d'employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel ont ainsi jusqu’au 31 mai 2022 pour faire une proposition conjointe de cahier des charges.

En attendant l’application de ce dépôt dématérialisé, l’employeur doit conserver les versions successives du document unique au sein de l'entreprise sous la forme d'un document papier ou dématérialisé.

Afin de sensibiliser les salariés à l’évaluation des risques et la retranscription de ces résultats dans le document unique, les Editions Tissot vous proposent la fiche « Vous avez dit document unique ? » dans la collection des fiches d’animation quart d’heure sécurité.

Ces fiches comportent chacune :

• des idées pour introduire chaque sujet ;
• des conseils d’animations pour varier la forme ;
• une possibilité d’évaluation collective, d’engagement et d’émargement des participants.

Décret n° 2022-487 du 5 avril 2022 relatif au cahier des charges du déploiement et du fonctionnement du portail numérique de conservation du document unique d'évaluation des risques professionnels et aux statuts de l'organisme gestionnaire du portail, Jo du 6
Décret n° 2022-395 du 18 mars 2022 relatif au document unique d'évaluation des risques professionnels et aux modalités de prise en charge des formations en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail par les opérateurs de compétences, Jo du 20
Loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, Jo du 3
Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives, Jo du 23