Congés payés : comment s’organiser en été pour pallier les absences des salariés partis en congés ?

S’il choisit de ne pas fermer l’entreprise durant la période estivale, l’employeur aura des choix à faire.

Il peut d’abord gérer son planning de départ de congés en favorisant une « ligne de départ » : imposer de prendre trois semaines l’été, refuser les fractionnements à outrance, etc.

Il peut réorganiser le travail de ceux qui restent ou se tourner sur l’extérieur et faire appel à des salariés sous contrat à durée déterminée ou à des travailleurs temporaires.

Quel est le rôle de l’employeur dans la prise des congés payés ?

L’employeur peut être amené à fixer la période des congés annuels

La période de prise des congés annuels est fixée par la convention collective applicable ou, à défaut, par l’employeur compte tenu des usages et après avis des délégués du personnel et du comité d’entreprise.

Elle doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Cette période est portée par l’employeur à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture, c’est-à-dire au plus tard le 1er mars si elle débute le 1er mai.

L’employeur peut être amené à fixer l’ordre des départs en congés à l’intérieur de la période de prise des congés

Si tous les salariés doivent partir à l’intérieur de cette période légale, ils ne peuvent pas tous s’absenter en même temps. Il est donc indispensable de respecter un certain ordre :

• soit l’employeur se conforme à ce qui figure dans la convention collective ou respecte un usage fixant l’ordre des départs en congés ;
• soit il fixe lui-même l’ordre des départs compte tenu :
  • de l’avis des délégués du personnel,
  • de la situation de famille des bénéficiaires et de leur ancienneté (les époux ou bénéficiaires d’un PACS travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané) ;
  • ainsi que le cas échéant, de leur pluralité d’employeurs.

La priorité entre les différents critères permettant de fixer l’ordre des départs n’est pas précisée par la loi : il convient en conséquence de définir les priorités en fonction des particularités de chaque entreprise.

Chaque salarié doit être informé de ses dates de vacances au moins un mois avant son départ et d’ailleurs, sauf circonstances exceptionnelles, il n’est possible de modifier ni l’ordre, ni les dates de départ moins d’un mois avant la date prévue du départ.

Si la loi laisse à l’employeur la possibilité de modifier les dates de départ moins d’un mois avant le départ du salarié, elle ne définit pas la notion de « circonstances exceptionnelles ». Il faut donc se tourner vers la jurisprudence. Selon les juges, constituent par exemple des circonstances exceptionnelles, la mise en redressement judiciaire de l’entreprise ou la nécessité d’honorer une commande importante et imprévue de nature à sauver l’entreprise. Il pourrait s’agir également d’une contrainte familiale imprévue pour le salarié.

L’employeur peut être tenté de muter temporairement un salarié au poste de son collègue parti en congés payés

En principe, les modifications temporaires apportées aux fonctions s’imposent au salarié si elles sont effectivement exceptionnelles et de courte durée. Elles constituent un simple changement des conditions de travail que le salarié n’a d’autre alternative que d’accepter.

Mais pour être considérée comme un simple changement des conditions de travail, la modification temporaire visant la fonction ne doit pas en outre s’accompagner d’une diminution de la rémunération.

Dans certains cas, toutefois malgré son caractère temporaire, la modification des fonctions sera considérée comme une modification du contrat de travail ne pouvant être imposée au salarié sans son accord.

Il en a ainsi été jugé pour une comptable qui a refusé d’accomplir, en plus de son travail, celui d’une secrétaire facturière en congé de maternité. Licenciée pour avoir refusé de cumuler ces deux fonctions, les juges ont considéré qu’elle n’avait pas commis de faute en refusant d’assumer pendant une longue période des travaux supplémentaires qu’elle paraissait ne pas pouvoir effectuer dans de bonnes conditions.

L’employeur peut recourir au CDD ou à l’intérim pour remplacer un salarié en congés payés

Les entreprises recrutent fréquemment pendant les mois d’été, des jeunes pendant leurs vacances scolaires sur des emplois sans rapport avec leurs études. Il s’agit souvent d’enfants de salariés ou de jeunes non apparentés au personnel de l’entreprise.

Elles peuvent aussi contacter une agence d’intérim. L’entreprise traitera alors avec l’entreprise de travail temporaire et conclura un contrat pour une mise à disposition d’un ou plusieurs salariés pour les temps requis. Elle peut aussi conclure des CDD pour remplacer le salarié absent.

CDD à terme précis conclu pour le remplacement d’un salarié absent (doc | 3 p. | 72 Ko)

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Rédaction d’un CDD pour un remplacement d’un salarié absent

Comme pour tout CDD, le CDD conclu en remplacement d’un salarié absent pour congés payés doit obligatoirement être passé par écrit et être transmis dans les deux jours au salarié qui doit le signer.

Le contrat doit comporter les mentions suivantes :

• la définition précise de son motif, à défaut de quoi il est réputé être conclu en CDI ;
• le nom et la qualification du salarié remplacé, faute de quoi le contrat est réputé être conclu pour une durée indéterminée ;
• la date d’échéance du terme lorsque le contrat comporte un terme précis et la durée minimale du contrat, dans le cas contraire ;
• la désignation du poste de travail ;
• l’intitulé de la convention collective applicable ;
• la durée de la période d’essai éventuellement prévue ;
• le montant de la rémunération et de ses différentes composantes, y compris, s’il en existe, les primes et accessoires de salaire ;
• le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire ainsi que, le cas échéant, ceux de l’organisme de prévoyance.

Il est possible de recruter un salarié sous CDD pour n’assurer qu’un remplacement partiel du salarié absent. Le remplaçant qui n’effectuera qu’une partie des tâches du salarié absent pourra être recruté avec une qualification inférieure à celle du titulaire du poste et être moins rémunéré.

Il n’est pas obligatoire d’affecter le salarié recruté sous CDD au poste occupé par le salarié absent. La jurisprudence valide les remplacements dits en cascade. Pour remplacer un salarié X, absent de l’entreprise, l’employeur peut recruter un salarié Y sous CDD et ne pas l’affecter au poste de X. Pour occuper le poste de X, l’employeur peut muter provisoirement en interne un salarié Z. Y occupera alors les fonctions de Z.

Le CDD conclu en vue du remplacement d’un salarié absent comporte généralement un terme précis correspondant à la date de retour de congés du salarié remplacé. Mais il est possible de le conclure sans terme précis. Le contrat devra dans ce cas obligatoirement comporter une durée minimale librement fixée.

Le statut des salariés en CDD ou en intérim

Les salariés en CDD ou recrutés en intérim ont les mêmes droits et obligations légales, conventionnelles ou résultant des usages que les salariés sous CDI, sauf disposition contraire.

Leur rémunération ne peut être inférieure au montant de la rémunération que percevrait dans l’entreprise qui l’occupe, après période d’essai, un salarié embauché par CDI, de qualification équivalente et occupant les mêmes fonctions.

Le salarié en CDD ou l’intérimaire n’a pas forcément de période d’essai. S’il en est prévue une, sa durée ne pourra excéder une durée calculée à raison d’un jour par semaine, dans la limite de 2 semaines lorsque la durée initialement prévue du contrat est au plus égale à 6 mois.

Le contrat de travail conclu en vue du remplacement d’un salarié en congés payés cesse de plein droit à l’échéance du terme.

Recruter un jeune pour une période comprise dans ses vacances scolaires ou universitaires en CDD vous dispense du versement de l’indemnité de fin de contrat.