Congés payés non pris : qui doit prouver que le salarié n’a pu pas les prendre ?

Congés payés non pris : des jours en principe perdus

La période des congés annuels est fixée par la convention collective applicable ou, par accord collectif. Si ce n’est pas le cas, c’est à vous de fixer cette période de prise des congés payés, après consultation de vos représentants du personnel et en fonction des usages en vigueur (Code du travail, art. L. 3141–13).

Elle doit comprendre les mois de mai à octobre inclus et s’étend généralement jusqu’au 30 avril de l’année suivante, voire le 31 mai.

Le salarié doit pouvoir prendre les congés payés qu’il a acquis au sein de cette période. Car au-delà de cette période, les jours non pris sont perdus.

Il existe toutefois des cas de report autorisés qui vous sont détaillés dans la documentation des Editions Tissot « Tissot Social Entreprise ».

Si le salarié estime qu’il n’a pas pu prendre les congés payés par votre faute, il pourra également réclamer en justice des dommages-intérêts en réparation du préjudice subi.

Mais qui doit prouver la responsabilité des congés payés non pris ?

Congés payés non pris : preuve partagée

Lorsque ce sont des congés payés légaux qui n’ont pas pu être pris, c’est à vous de prouver que vous avez tout fait pour permettre l’exercice effectif du droit à congé. A défaut, des dommages et intérêts seront accordés au salarié.

Vous devez notamment prouver que vous avez respecté vos obligations légales à savoir :

• fixer la période de congés et en informer les salariés au moins 2 mois avant son ouverture (C. trav., art. D. 3141–5) ;
• déterminer l’ordre des départs en congés et en informer chaque salarié un mois avant son départ (C. trav., art. D. 3141–6).

A cet effet vous pouvez utiliser le modèle de notre de service suivant :

Note de service sur l’ordre des départs en congés payés et les plannings (doc | 2 p. | 830 Ko)

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En revanche, lorsqu’il s’agit de congés payés conventionnels, c’est alors au salarié de prouver qu’il a été empêché de prendre ses congés.

Une distinction dans la charge de la preuve qui s’explique par le fait que le droit au congé payé légal est garanti par le droit européen.

Illustration : un salarié cadre bénéficiait de jours de congés supplémentaires par trimestre en application de la convention collective nationale des établissements et services pour personnes inadaptées. N’ayant pu prendre qu’une partie de ces congés conventionnels, il demandait un rappel de congés. La Cour de cassation n’a pas accédé à sa demande au motif que le salarié ne prouvait pas qu’il n’avait pas pu les prendre à cause de son employeur.

Anne-Lise Castell

Cour de cassation, chambre sociale, 12 mai 2015, n° 13–20349 (c’est au salarié de prouver qu’il n’a pas pu prendre ses CP conventionnels du fait de l’employeur)