QUESTION, RÉPONSE

Ai-je le droit d’imposer aux salariés un délai pour la remise des notes de frais professionnels ?

Publié le 27/02/2025 à 07:00

Temps de lecture : 2 min

Les salariés engagent souvent des frais pour leur activité professionnelle : déplacements, restauration, outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (ex : téléphones, ordinateurs), etc.

Rappel

Les frais professionnels constituent des dépenses :

effectivement engagées par le salarié ;
inhérentes à sa fonction ou à son emploi ;
et exposées dans l’intérêt de son employeur.

Contrairement aux avantages en nature, les frais professionnels n’ont pas la nature de salaire.

Vous pouvez alors envisager leur remboursement :

Sous la forme d’allocations ou d’indemnités forfaitaires lorsque cette modalité d’évaluation est autorisée. Les seuils d’exonération pour les remboursements forfaitaires sont réévalués tous les ans. Ils concernent :
- les indemnités de repas ;
- les indemnités de grand déplacement en France métropolitaine ;
- les indemnités liées à la mobilité professionnelle.
Sous la forme d’un remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié sur présentation de justificatifs suffisamment précis pour en établir la réalité et le montant.

Mais il arrive que certains salariés tardent avant de remettre leurs notes de frais. Afin d’éviter ce désagrément :

Oui, vous pouvez imposer à vos salariés de vous remettre leurs notes de frais dans un délai limité.

Cette information peut être transmise, par exemple, via une note de service.

Selon la jurisprudence, si le salarié ne respecte pas ce délai, il n’est pas remboursé (Cass. soc., 29 septembre 2009, n° 07-45.722).

Exemple

L’employeur impose à ses salariés de remettre leurs notes de frais dans un délai d’un mois. Passé ce délai, il ne rembourse pas les frais professionnels. En cas de litige, si un salarié ne remet pas sa note de frais dans les temps, les juges donneront raison à l’employeur.

Pour aller plus loin, notre partenaire Lucca a rédigé un guide pratique avec 10 conseils pour mieux gérer les notes de frais en 2025.

Vous y apprendrez comment :

faciliter l’expérience collaborateur avec un outil performant et ergonomique ;
disposer de justificatifs facilement exportables pour les équipes comptables ;
contrôler les notes de frais en conformité avec vos règles de gestion et la législation en vigueur.

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