Absence de signature du solde de tout compte : quelles conséquences ?

J’ai dû licencier pour un motif disciplinaire un de mes salariés. Je lui ai remis son solde de tout compte. Il n’a pas signé le reçu. Cette absence de signature a-t-elle un impact ? 

Rappelons tout d’abord qu’à l’occasion de toute rupture (démission, licenciement, rupture conventionnelle, rupture de période d’essai, etc.) ou lorsque le contrat de travail prend fin (fin de CDD), vous devez impérativement remettre à votre ancien salarié un reçu de solde de tout compte. 

Le solde de tout compte fait l’inventaire de toutes les sommes que vous versez à l’occasion de la rupture du contrat de travail telles que : 

• les indemnités de licenciement ;

• le salaire du mois en cours ;

• l’indemnité compensatrice de congés payés ;

• l’indemnité compensatrice de préavis, etc.

Vous devez également ajouter une mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte est établi en 2 exemplaires, dont l'un est remis au salarié.

Retenez que vous n’avez pas l’obligation d’envoyer au salarié son solde de tout compte. Ce document est en effet quérable, vous devez donc le tenir à sa disposition et l’informer de cela. 

Lorsque le reçu pour solde de tout compte mentionne l'ensemble de ces informations, il devient libératoire pour l'employeur au-delà de 6 mois à compter de sa date de signature. Cela signifie que le salarié ne peut plus contester les sommes indiquées sur le reçu passé ce délai.

La signature du salarié est-elle obligatoire et quelle est la conséquence d’une absence de signature du document ? 

Si le salarié ne signe pas le reçu, celui-ci n'aura pas d'effet libératoire pour l'employeur. Il ne fait donc pas preuve du paiement des sommes qui y sont mentionnées.

Ainsi, si votre ancien salarié n’a pas signé le reçu pour solde de tout compte, il peut alors contester les sommes énoncés dans le reçu dans les délais suivants : 

• 1 an si le litige concerne une somme versée au titre de la rupture du contrat de travail, telle que l’indemnité de licenciement ;

• 2 ans si le litige concerne une somme versée au titre de l'exécution du contrat de travail, comme par exemple le non-paiement de frais professionnels ;

• 3 ans si le litige concerne le paiement des salaires (heures supplémentaires par exemple).

C’est ce que la Cour de cassation a rappelé en novembre 2024. Dans le cas d’espèce, un salarié avait été licencié pour motif disciplinaire en avril 2013. Il n’avait alors pas signé son solde de tout compte en raison de son incarcération du 25 juin 2013 au 22 juin 2017. Il avait ensuite saisi, en sortant de prison en 2017, le conseil de prud’hommes d’une demande en paiement de diverses sommes au titre du solde de tout compte. 

La Haute juridiction a alors rappelé que :

• le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature par le salarié, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées ;

• le solde de tout compte non signé par le salarié, qui n'a pas valeur de preuve du paiement des sommes qui y sont mentionnées, n'a aucun effet sur le délai de prescription qui ne court pas ou n'est suspendu qu'en cas d'impossibilité d'agir à la suite d'un empêchement résultant de la loi, de la convention ou de la force majeure.

En l’espèce, le salarié n’ayant jamais signé son solde de tout compte, ce dernier n’avait aucune valeur libératoire pour l’employeur. 

Précisons enfin que vous ne pouvez pas refuser de verser les sommes qui sont inscrites dans le solde de tout compte au motif que le salarié ne veut pas signer le reçu. Le refus de signer ou signer en émettant des réserves ne peut entraîner aucune sanction. 

L’absence de signature n’a d’effet que sur les règles de contestation des sommes qui y sont inscrites. Si votre salarié refuse de signer le solde de tout compte, vous devrez fournir une autre preuve du paiement des sommes dues.

Pour vous aider dans la rédaction du solde de tout compte, les Editions Tissot vous proposent un modèle personnalisable, extrait de la documentation « Tissot social entreprise ACTIV ».

Cour de cassation, chambre sociale, 14 novembre 2024, n° 21-22.540 (le reçu pour solde de tout compte non signé par le salarié n’a pas la valeur de preuve du paiement des sommes mentionnées et il n’a aucun effet sur le délai de prescription)