Quand faire signer une clause de dédit formation à un salarié ?

Un de mes salariés va suivre une formation dont le prix pour mon entreprise s’élève à 20 000 euros. Puis-je lui faire signer une clause de dédit formation dans laquelle il s’engage à me rembourser les frais que j’ai ainsi engagé s’il venait à quitter l’entreprise ?

La clause de dédit formation est une clause contractuelle qui impose au salarié ayant bénéficié d’une formation financée par l’employeur de rester dans l’entreprise pendant un certain délai avant de pouvoir la quitter.

S’il part avant le délai défini, il doit alors rembourser tout ou partie des frais de formation engagés par votre entreprise. L’objectif de la clause de dédit formation est donc de protéger les intérêts de votre entreprise pendant la durée fixée.

Pour que la clause de dédit formation soit valable, elle doit toutefois respecter certaines règles :

• le coût de la formation doit être à votre charge et doit être supérieur aux dépenses imposées par des dispositions légales ou conventionnelles ;
• elle doit être signée avant le début de la formation. En effet, une fois la formation débutée, vous ne pouvez plus faire signer de clause de dédit formation à votre salarié ;
• certaines mentions liées à la formation doivent impérativement être renseignées dans la clause : date de signature de la clause, nature et durée de la formation, coût réel et non forfaitaire que vous engagez et prenez en charge, montant et modalités de remboursement en cas de violation de la clause par votre salarié ;
• le montant du remboursement doit être proportionnel aux frais que vous avez effectivement engagés ;
• elle doit être limitée dans le temps (la durée définie dépend notamment de la nature de la formation et du coût de celle-ci) et dans son montant car elle ne doit pas priver votre salarié de sa faculté de démissionner.

Avant de rédiger la clause, vérifiez les dispositions conventionnelles applicables à votre entreprise.

Ainsi, dès que vous assurez une formation entraînant des frais réels au-delà de vos obligations et notamment lorsque la formation est coûteuse, faites signer à votre salarié une telle clause.

Attention, vous ne pouvez pas prévoir une clause de dédit formation lorsque votre salarié est en alternance ou si un avenant prévoyant la reconversion ou la promotion par la l’alternance (Pro-A) a été conclu avec votre salarié.

La mise en œuvre de la clause doit uniquement intervenir si la rupture du contrat de travail est à l’initiative de votre salarié et qu’elle ne vous est pas imputable. Nous vous précisons qu’en cas de rupture conventionnelle, la clause ne peut être appliquée.

Vous souhaitez en savoir davantage sur la rédaction et la mise en œuvre d’une clause de dédit-formation ? Les Editions Tissot vous suggèrent leur documentation « Gérer le personnel ACTIV » comprenant la procédure interactive « Rédiger une clause de dédit-formation ».