Lanceurs d’alerte : la procédure de recueil est fixée par décret

Vous êtes soumis à l’obligation si votre effectif compte au moins 50 salariés. Ce seuil s’apprécie à la clôture de 2 exercices consécutifs et est déterminé selon les modalités prévues au Code de de la sécurité sociale.

Vous pouvez mettre en place une procédure commune avec d’autres entreprises si vous employez moins de 250 salariés. Cette procédure peut également être commune à plusieurs sociétés ou à leur ensemble en cas de groupe, sous réserve d'une décision concordante des organes compétents de chaque entité du groupe.

C’est à vous de déterminer ce qui vous permet de répondre au mieux à cette obligation. Il peut par exemple s’agir d’une note de service.

Vous devez au préalable consulter votre CSE.

La procédure retenue doit instaurer un canal de réception des signalements qui permet à toute personne d'adresser un signalement par écrit ou par oral, selon ce que prévoit la procédure. Si c’est par oral il faut préciser si c’est par téléphone ou tout autre système de messagerie vocale et que sur demande de l’auteur le signalement s’effectue aussi lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande.

Peut être transmis tout élément de nature à étayer le signalement de faits portant sur un crime, un délit ou encore une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entité concernée. Peu importe sa forme ou son support.

Vous devez informer par écrit l’auteur de la réception de son signalement dans les 7 jours ouvrés de sa réception.

Il est possible de prévoir, sauf lorsque l’alerte est anonyme, que l'auteur du signalement transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il fait bien partie des personnes autorisées à lancer une alerte interne (membre du personnel, candidat à l’embauche, etc.).

Vous pouvez prévoir dans la procédure que le canal de réception des alertes est géré pour votre compte en externe par un tiers.

Vous devez vérifier que le signalement respecte les conditions requises et vous devez informer l’auteur du signalement si vous pensez que ce n’est pas le cas. La procédure devant préciser quelle suite sera alors donnée ainsi que les suites données aux signalements anonymes.

Vous pouvez demander à l’auteur un complément d’information.

Si les allégations paraissent avérées, vous devez agir pour remédier à l'objet du signalement. Vous disposez d’un délai maximum de 3 mois pour communiquer par écrit à l’auteur du signalement des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement.

Si les allégations sont inexactes ou infondées ou que le signalement devient sans objet vous le clôturez. La procédure doit prévoir que l’auteur est informé par écrit de la clôture.

La procédure indique la ou les personnes ou le ou les services désignés par l'entité pour recueillir et traiter les signalements. Les personnes ou services désignés disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l'autorité et des moyens suffisants à l'exercice de leurs missions. La procédure prévoit les garanties permettant l'exercice impartial de ces missions.

La procédure garantit l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.

Elle interdit l'accès à ces informations aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître.

Vous devez diffuser la procédure par tout moyen assurant une publicité suffisante, notamment par voie de notification, affichage ou publication, le cas échéant sur votre site Internet ou par voie électronique, dans des conditions permettant de la rendre accessible de manière permanente aux personnes concernées.

Vous devez également diffuser des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe.

Ces nouvelles règles s’appliquent à partir du 5 octobre.

Notez que l’existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte doit, depuis le 1er septembre 2022, être rappelée dans le règlement intérieur de l’entreprise (Code du travail, art. L. 1321-2).

Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte, Jo du 4