La nouvelle déclaration d’embauche d’un salarié

Pas de grand changement toutefois car, dans la pratique, depuis longtemps, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) s’effectuait par le biais de la DUE, en sorte que la portée pratique de la fusion des deux déclarations est limitée.

Elle n’en présente pas moins un avantage de simplification et de clarification, car ces deux déclarations obéissaient à des régimes distincts en matière de délais d’établissement, de transmission ou s’agissant des mentions obligatoires.

Ce qui a changé depuis le 1er août

Depuis le 1er août, les deux dispositifs complémentaires que sont la DUE et la DPAE fusionnent en une seule et unique déclaration. La DUE va disparaître et être remplacée par une DPAE réaménagée.

La nouvelle déclaration d’embauche permet d’accomplir les déclarations et demandes suivantes, qui jusqu’à présent étaient effectuées au moyen de la déclaration unique d’embauche :

• immatriculation de l’employeur au régime général de Sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole ;
• immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) ;
• affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
• demande d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole ;
• demande d’examen médical d’embauche ;
• affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires (Code du travail, art. R. 1221–2).

Que comporte la nouvelle déclaration préalable d’embauche ?

La déclaration préalable d’embauche comporte les mentions suivantes :

1. dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de Sécurité sociale ;
2. nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
3. date et heure d’embauche ;
4. nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois ;
5. lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions de retraite et prévoyance complémentaires, et à l’organisation de l’examen médical d’embauche (Code du travail, art. R. 1221–1).

Délai d’envoi et organisme destinataire

La déclaration doit être adressée à l’URSSAF dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié. Cette formalité doit, comme auparavant, être réalisée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche et au plus tard au moment de la mise au travail du salarié.

S’il s’agit d’un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, cette déclaration doit être envoyée à la caisse de mutualité sociale agricole du lieu de travail de ce salarié.

Modalités de transmission : l’envoi électronique est privilégié

Le décret privilégie clairement la voie électronique pour adresser la déclaration préalable d’embauche.

Concrètement, lorsque l’employeur relève du régime général de Sécurité sociale et qu’il a été préalablement inscrit à un service d’authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen :

• de la fourniture d’un numéro d’identification de l’établissement employeur ;
• du numéro national d’identification du salarié s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche dans les 14 mois précédents, ainsi que des mentions prévues aux 3° et 4° de l’article R.1221–1 (date et heure d’embauche ; pour les employeurs dont les salariés relèvent du régime agricole, nature et durée du contrat).

Ce n’est qu’à défaut que l’employeur peut effectuer sa déclaration au moyen d’une déclaration papier (formulaire non encore disponible à ce jour mais dont le modèle sera fixé par arrêté).

Ce formulaire pourra être adressé par télécopie ou par lettre recommandée avec avis de réception selon des modalités identiques à celles actuellement applicables, à savoir que la lettre doit être envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.

L’URSSAF adresse, comme aujourd’hui, à l’employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration.

L’employeur doit conserver cet avis de réception jusqu’à l’accomplissement de la déclaration prévue à l’article R. 243–14 du Code de la Sécurité sociale (déclaration des rémunérations aux organismes chargés du recouvrement des cotisations) et non plus jusqu’à la délivrance du 1er bulletin de paie, comme cela était le cas jusqu’à présent.

L’information du salarié est modifiée

L’obligation pour l’employeur de remettre au salarié, sans délai, lors de l’embauche, le volet détachable de l’avis de réception mentionnant les informations contenues dans la déclaration préalable d’embauche est supprimée. Elle est remplacée par la remise, lors de l’embauche, d’une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception.

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Pour vous assurer du respect de toutes les formalités administratives d’embauche, consultez l’ouvrage « Gérer le personnel » des Editions Tissot.

Sachez également qu’il existe de nouvelles aides financières notamment pour l’embauche en contrat d’apprentissage.

Par Caroline Gary, Chargée de relations humaines en entreprise

Source :
Décret n° 2011–681 du 16 juin 2011, relatif à la fusion de la déclaration préalable à l’embauche et de la déclaration unique d’embauche, JO du 18
Arrêté du 19 juillet 2011 pris en application de l’article R. 1221–6 du Code du travail, JO du 27